Efficiëntere bedrijfsvoering? Ontdek de kracht van i-Reserve als integratieplatform

Wat maakt koppelingen zo belangrijk?

Maar eerst, wat maakt deze koppelingen nou zo belangrijk? Elk systeem heeft zijn eigen manier om gegevens vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan klantinformatie, betalingen of reserveringen. Als deze systemen niet samenwerken, loop je het risico op dubbel werk, fouten of een gebrek aan overzicht. Koppelingen zorgen ervoor dat gegevens automatisch worden uitgewisseld tussen jouw programma's. Dit scheelt niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat data altijd up-to-date is.
Welke koppelingen biedt het i-Reserve reserveringssysteem?
In ons reserveringssysteem zijn er vier manieren om systemen met elkaar te koppelen. Elk type komt met eigen voordelen en toepassingen, zodat je zelf kunt kiezen wat het best bij jouw bedrijf past.

1. Native koppelingen

Native koppelingen zijn kant-en-klaar ingebouwd in het i-Reserve reserveringssysteem en daarom makkelijk in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met betaalproviders of agenda’s. Je hoeft deze alleen maar in te stellen
, en i-Reserve doet de rest.

Voorbeelden van native koppelingen:

• Betaalproviders zoals Cardgate, Pay.nl, Stripe, Mollie, Buckaroo en Ingenico.
• Agenda’s zoals Google Calendar en Outlook.
• Kassa’s zoals MplusKASSA.
• Toegangscontrole via Dormakaba.
• Leisure zoals X-Cube.

Native koppelingen zijn erg handig omdat ze snel en eenvoudig te gebruiken zijn, zonder dat je technische kennis nodig hebt. Dit maakt ze ideaal voor bedrijven die snel aan de slag willen. Het enige nadeel is dat de mogelijkheden tot aanpassingen wat beperkter zijn in vergelijking met andere typen koppelingen.

2. Import/export koppelingen

Met import/export kun je gegevens handmatig overzetten tussen i-Reserve en andere systemen. Stel dat je klantinformatie of reserveringen wilt exporteren naar een Excel-bestand voor je boekhouding. Of andersom, je wilt klantgegevens importeren in i-Reserve.
Import/export koppelingen zijn dan ook ideaal voor situaties waarin je af en toe gegevens wilt uitwisselen en ze werken goed voor eenvoudige toepassingen. Het nadeel is echter dat deze koppelingen niet volledig geautomatiseerd zijn, waardoor er nog handmatig werk nodig is bij het uitvoeren van het proces.

3. API-koppelingen

Een API is de ultieme brug tussen systemen. Met een API-koppeling kun je gegevens automatisch delen tussen i-Reserve en andere software, en dit volledig naar wens aanpassen.
Een volledig automatische oplossing biedt veel voordelen. Het bespaart enorm veel tijd omdat processen automatisch verlopen en daarnaast is het erg flexibel, waardoor het makkelijk aan te passen is aan de specifieke behoeften van je bedrijf. Wel is het goed om te weten dat deze opties vaak technische kennis vereisen of de hulp van een ontwikkelaar nodig hebben om alles goed in te richten.

4. Integratieplatforms zoals MS Flow en Zapier

Als je meerdere systemen tegelijk wilt koppelen of complexe workflows wilt bouwen, zijn integratieplatforms een ideale oplossing. Via tools zoals MS Flow en Zapier kun je triggers en acties instellen. Bijvoorbeeld, zodra er een reservering is gemaakt, wordt deze direct doorgezet naar zowel de agenda als het boekhoudsysteem.
Integratieplatforms bieden veel flexibiliteit en zijn ideaal voor complexe koppelingen, vooral als je meerdere systemen tegelijk wilt verbinden. Ze maken het mogelijk om alles efficiënt op elkaar af te stemmen. Het nadeel is echter dat het instellen ervan wat tijd kan kosten en soms ingewikkelder kan zijn dan andere opties.

Hoe werkt het koppelen van systemen?

Het principe achter de verschillende koppelingen is simpel en kan in drie stappen worden uitgelegd:

1. Triggers – Het begint met een gebeurtenis

Een trigger is een gebeurtenis in een programma die iets op gang zet. Denk bijvoorbeeld aan:
Een klant die een reservering maakt.
Iemand die zijn adres wijzigt.
Deze gebeurtenis geeft een signaal aan het programma. Het programma herkent de trigger en weet wat er moet gebeuren.

2. Acties – Het uitvoeren van taken

Een actie is wat het programma vervolgens doet op basis van de trigger. Bijvoorbeeld:
Het platform geeft opdracht aan het CRM-systeem (een klantbeheersysteem) om een nieuwe klant aan te maken.
Daarbij stuurt het gegevens mee, zoals de naam en het e-mailadres. Als reactie stuurt het CRM een klantnummer terug.
Triggers en acties werken samen om gegevens soepel tussen programma’s te laten reizen.

Stap 3. Mapping – Slim data koppelen

Vaak gebruiken verschillende systemen andere manieren om data op te slaan. De gegevens moeten daarom eerst een keer met elkaar worden gematched. Hier komt mapping om de hoek kijken. Mapping betekent dat je bepaalt waar gegevens van het ene programma terecht moeten komen in het andere. Dit voorkomt fouten en zorgt dat systemen goed met elkaar communiceren.

Voorbeeld:
Stel dat een klant een rondleiding boekt. Het reserveringssysteem bevat gegevens zoals:

• De naam van de klant.
• De datum van de rondleiding.
• De beschrijving van de tour.

Deze reservering moet worden omgezet naar een agenda-item voor de medewerker. Maar niet iedereen gebruikt het systeem op dezelfde manier:

• Gebruiker A wil dat de titel van de afspraak de naam van de klant is.
• Gebruiker B wil juist dat de beschrijving van de tour als titel wordt gebruikt.

Met mapping kun je dit eenmalig instellen, zodat iedereen de juiste informatie in de agenda ziet.

Wat zijn de voordelen van gekoppelde systemen?

Een goed verbonden systeem biedt enorme voordelen voor je bedrijf. Het bespaart tijd doordat alles automatisch verwerkt wordt en minimaliseert fouten, aangezien handmatige invoer en dubbel werk niet langer nodig zijn. Bovendien zorgt het ervoor dat je altijd een volledig overzicht hebt, doordat gegevens constant up-to-date worden gehouden. Met de flexibele instelmogelijkheden kun je bovendien de koppelingen en workflows precies afstemmen op wat jouw bedrijf het meest nodig heeft.

Het i-Reserve reserveringssysteem blijft zich ontwikkelen

Met i-Reserve kun je dus makkelijk reserveringen combineren met betalingen, administratie, agenda’s en nog veel meer. Door de verschillende koppelingen – van simpele standaardoplossingen tot uitgebreide integratieplatforms – kies je wat het beste bij jouw bedrijf past. Zo werk je sneller, maak je minder fouten en kun je je focussen op wat écht belangrijk is: je klanten.

Maar wij zitten niet stil, het aantal koppelingen in i-Reserve wordt steeds groter. Mis je een specifieke koppeling die jouw bedrijf nodig heeft? Geen probleem! Wij staan klaar om met je mee te denken en helpen je graag met advies over een oplossing die speciaal op jouw situatie is afgestemd. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij de processen binnen jouw reserveringsproces nog makkelijker en efficiënter kunnen maken.