Google Calendar, onderdeel van Google Workspace, is één van de meest gebruikte agenda systemen ter wereld. Door i-Reserve te koppelen met een Google Calender agenda naar keuze, ontstaan er allerlei mogelijkheden.

Zoveel mogelijkheden

De meeste gebruikers hebben een agenda op de telefoon en worden op die manier herinnerd aan afspraken. Met i-Reserve kan je, ook zonder dat een gebruiker als beheerder in i-Reserve is ingevoerd, afspraken toevoegen in iemands agenda. Bijvoorbeeld een trainer die cursussen geeft. Of een receptie van een locatie die zalen verhuurt.

De koppeling om mee te starten, is heel recht toe recht aan. Daarnaast zijn er verschillende leuke mogelijkheden om meer uit de agenda te halen. In principe zijn alle object-, klant- en reserveringsvelden te gebruiken om ofwel in de titel (onderwerp) of de description (body) te zetten. In het koppelplatform kan een combinatie van velden worden gebruikt. i-Reserve kan allerlei velden op maat hebben, deze zijn te combineren tot een logische 'title'. Eventueel met afkortingen en opgemaakt.

De koppeling is bi-directioneel. Dat betekent dat er twee kanten op gegevens kunnen worden verstuurd. Dit is niet verplicht. In veel gevallen is het al afdoende om met een enkele richting te werken. Reservering gemaakt? Maak een agenda item aan. Punt. Maar het kan ook zo zijn dat er wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Of dat een agenda item door de gebruiker versleept wordt naar een andere tijd. Is het dan de bedoeling dat de reservering "meebeweegt"? Ook dat kan. Door duidelijk te maken welk item bij welke reservering hoort. We doen dit door de calendar id op te nemen in de external id in de reservering. Een flow heeft dan een extra stap. Een voorbeeld:


Wat wordt er gekoppeld?

Om beide systemen goed te laten samenwerken wisselen ze data uit. Welke gegevens worden verstuurd kun je zien in onderstaande tabel.

i-Reserve Richting Google Calendar
Datum/ tijd vanaf Start time
Datum/ tijd tot End time
Object-velden Title / Description
Klant-velden Title / Description
Reservering-velden Title / Description
External ID Calendar ID

Zijn er extra mogelijkheden?

Deelnemers

In Google Calendar heet dit "Attendees". Een komma seperated lijst met e-mails.

Locatie

Een geografische locatie. In te stellen in het platform MS Flow.

Status

De status van de afspraak. In te stellen in het platform MS Flow. Niet te verwarren met de reserveringsstatus.
Wel kun je logica toepassen (in MS Flow) om die statussen te koppelen aan elkaar.