Hoe werkt een reserveringssysteem?
Met een online reserveringssysteem bied je jouw klanten, gasten of bezoekers de gelegenheid online de beschikbaarheid te bekijken en een reservering te maken. Jij als aanbieder van jouw reservatiesysteem stelt zelf in wat de mogelijkheden zijn voor jouw klanten.
Bij het instellen van de mogelijkheden voor jouw klanten moet je niet alleen rekening houden met de groepsgrootte, maar ook met de minimale en maximale duur van de reservering. Daarnaast moet je bepalen of de reservering een vaste prijs heeft, een prijs per uur of een prijs per persoon per uur.
Optimale bezetting en klantvriendelijkheid
Voor een optimale bezetting is het van belang de maximale capaciteit te bepalen. Daarbij moet je afwegen of jouw klanten alleen van te voren vastgelegde (vaste) tijdsblokken kunnen reserveren of dat zij zelf mogen bepalen hoe lang hun reservering duurt. Ga je voor een zo'n optimaal mogelijke bezetting dan kun je het beste werken met vaste tijdsblokken die 100% vol gereserveerd kunnen worden. Is een grote klantvriendelijkheid een essentiële factor in jouw branche? Laat dan je klant, gast of bezoeker zelf de exacte begin- en eindtijd bepalen en calculeer eventuele leegstand in.
Voorbeeld
Je verhuurt een ruimte en stelt je reserveertool zo in dat er alleen per twee uur gereserveerd kan worden. Met vaste blokken kan de ruimte gereserveerd worden van 08:00-10:00, van 10:00-12:00, van 12:00-14:00, van 14:00-16:00 en van 16:00-18:00 uur. Wanneer je jouw klanten de keuze geeft om zelf een starttijd te kiezen, kan het zijn dat een klant 09:00 uur als starttijd kiest (eindtijd 11:00 uur). Dat betekent een leegstand van één uur want een andere klant kan niet dezelfde ruimte op dezelfde dag om 08:00 reserveren.
Je maakt dus een keuze tussen optimale bezetting en klantvriendelijkheid. Afhankelijk van de branche zal de klant in meer of mindere mate begrip hebben voor de mogelijkheden van reserveringen in deze crisistijd.
Bekijk onze verschillende DEMO websites om de diverse reserveer scenarios te onderzoeken.
Met i-Reserve kun je zelf bepalen wat je klant kan reserveren. Kan hij alleen een vast ingesteld blok kiezen?. Of bepaald hij volledig zelf zijn begin en eindtijd. i-Reserve is daarmee flexibel in te richten om voor jouw reserveer scenario de klant zelf zijn reservering te laten plaatsen.
Met i-Reserve bepaal je zelf hoeveel klanten 1 product mogen reserveren. Je hoeft niet zelf je agenda of excel na te lopen terwijl de klant aan de telefoon wacht op bevestiging of je nog plek voor hem hebt.
Het reserveer systeem geeft zelf aan op welke tijdstippen er nog plek is voor de groep die wil reserveren.
Het openstellen van tijdstippen doe je zelf door met een kalender (begin en einddatum) te bepalen wat de openingstijden zijn en welke prijzen er bij horen.
Op deze manier kun je bijvoorbeeld hoog en laagseizoen prijzen en openingstijden beheren. Je plant dit rustig vooruit zodat je, wanneer het jou uit komt, rustig de tijden en prijzen insteld van komende periode. Je hoef niet te haasten op de dag van de wjiziging om nog snel de aanpassingen te doen.
TIP: Plan vooruit en breng rust bij je collega's
Wanneer je meerdere producten aanbied (bijvoorbeeld meerdere vergaderzalen) dan is het voor de klant vaak lastig om een geschikte en beschikbare zaal te vinden. Wij kunnen met een geavanceerd "Zoek en Boek" systeem de klant met zoek specificatie de beschikbare ruimtes direct voorschotelen. Zie onze vergader demo voor een voorbeeld van een dergelijk systeem.
In de reserveer handleiding staat uitgebreide uitleg hoe het systeem inte richten, en bij vragen kunt u contact opnemen per telefoon of e-mail met de professionele support desk