Reserveringssysteem voor vergaderzalen: nooit meer twee teams in één ruimte
Je huurders zien live welke zaal vrij is, kiezen de opstelling, boeken de beamer en de lunch erbij en betalen online. Jij ziet de bezetting van al je ruimtes in één rooster.
Klanten uit deze sector
Zalen, flexplekken en combinaties in één rooster
Twee teams, dezelfde zaal, dezelfde tijd: dat kan niet meer. Deelverhuur, opstellingen en serie-reserveringen zitten erin. Deelverhuur →Beamer, lunch en catering boeken ze er zelf bij
Opties per reservering of per persoon, verplicht of niet. De catering krijgt automatisch het overzicht. Opties →Van offerte tot factuur zonder overtikken
Zakelijke huurders krijgen een offerte, een bevestiging en een factuur met PO-nummer, allemaal vanuit de reservering. Offerte →Wat het voor jou doet
Beheer zalen, openingstijden, prijzen en arrangementen vanuit één overzichtelijk reserveringssysteem voor vergaderruimtes. Automatiseer zoveel mogelijk, zodat jij tijd overhoudt voor belangrijkere zaken dan handmatig plannen. i-Reserve geeft je grip op reserveringen, klanten en betalingen. E-mails en facturen verstuur je in je eigen huisstijl. Professioneel én herkenbaar.
Je klanten zien direct welke vergaderruimtes beschikbaar zijn. Ze reserveren en betalen online en beheren hun boeking zelf. Extra’s zoals een beamer of lunch voeg je eenvoudig toe. Ook opruimtijd plan je automatisch in, zodat de zaal klaarstaat voor de volgende groep.
i-Reserve is het online reserveringssysteem voor vergaderzalen dat overzicht en rust brengt, terwijl jij de focus houdt op je gasten en events.
“Het gebruik van i-Reserve schept de duidelijkheid die mensen verwachten. Bovendien heb ik weer de handen vrij om de Buitenwerkplaats verder te laten groeien.”
Wat zijn de mogelijkheden?
Een greep uit de functies. Klik voor de uitleg.
Deelverhuur
Je kunt zalen of flexplekken los verhuren maar ook een combinatie maken van meerdere zalen of flexplekken die in 1 keer geblokkeerd worden.
Zaalopstelling
Tijdens het reserveren kan er in het reserveringssysteem aangegeven worden welke zaalopstelling gewenst is zodat deze al klaargezet kan worden. Per zaalopstelling is ook een andere zaalcapaciteit te kiezen.
CRM
Naast een online reserveringssysteem is i-Reserve ook meteen een CRM-systeem waarbij je alle gegevens van klanten en bedrijven in kunt bijhouden. Met een handig overzicht van alle verstuurde mails.
Facturatie
In onze templates kun je heel makkelijk een factuur opmaken met je eigen gewenste lay-out. Facturen kunnen worden samengevoegd en vanuit het reserveringssysteem automatisch naar een klant of bedrijf worden verstuurd.
Offerte
Het maken van offertes gaat heel makkelijk en eenvoudig in ons reserveringssysteem en de templates zijn naar eigen wens in te richten.
Taken
Naast de reserveringen beheren kun je interne taken aanmaken voor jezelf of collega’s. Hier kun je een deadline opzetten, een categorie en eventueel een klant of bedrijf aan koppelen.
Opties
Laat klanten verschillende opties bij de (vergader)zaal boeken zoals een beamer, catering of white board. Bepaald zelf op de prijsberekening per reservering is of per persoon en je kunt kiezen of een optie verplicht is of niet.
Zoek & Boek
Laat klanten in de reserveringsmodule zoeken en filteren op beschikbare vergaderzalen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op zaalcapaciteit, locatie of datum.
Serie reservering
Je kunt klanten de mogelijkheid geven om (vergader)zalen voor meerdere weken tegelijk te reserveren.
Rooster
In ons reserveringssysteem zie je de bezetting makkelijk en eenvoudig in één rooster. Het rooster is per gebruiker in te stellen en je kunt direct reserveringen voor een klant maken via het rooster.
Klantenkorting
Laat het reserveringssysteem automatisch vaste klantenkorting berekenen bij het maken van een reservering. Naast korting kun je ook een specifieke groep klanten aan bepaalde zalen koppelen die alleen door hen te boeken zijn.
Filters
Haal statistieken uit i-Reserve door middel van filtering. Deze kun je ook automatisch versturen naar e-mailadressen. Zo kun je bijvoorbeeld een overzicht sturen van reserveringen naar de catering.
Veelgestelde vragen over reserveren voor vergaderzalen
Kan ik mijn klanten verschillende zaalopstellingen aanbieden?
Geen probleem met ons online reserveringssysteem! Per zaal kunnen verschillende opstellingen worden toevoegen. Deze opstellingen kunnen zelfs effect hebben op voor hoeveel personen de zaal geschikt is. En je kunt de opstelling van de zaal meenemen in een Zoek & Boek functionaliteit zodat klanten zalen kunnen filteren op opstelling.
Kan ik in het reserveringssysteem een verschillende prijs vragen voor een (vergader)zaal?
(Vergader) zalen hoeven niet altijd dezelfde prijs te zijn, het kan natuurlijk dat een zaal 's avond goedkoper is, juist duurder in het weekeinde, goedkoper wordt hoe langer je reserveert of goedkoper bij een last-minute boeking. Per (vergader)zaal kunnen in het reserveringssysteem meerdere prijzenschema's worden ingesteld, een prijzenschema wordt onder vooraf bepaalde voorwaarden actief. Voorwaarden kunnen bijvoorbeeld zijn; bepaalde dagen van de week, tussen een vanaf en tot datum, bij een reservering langer dan een dag, of bij een bepaalde klant. Het kan zijn dat je een hele nieuwe prijs geeft aan een (vergader)zaal of dat je een korting instelt van een vast bedrag of een percentage van de normale prijs.
Ik wil zelf reserveringen doen in het systeem, kan dat?
Het online reserveringssysteem is geheel naar eigen wens in te richten, je kunt klanten de mogelijkheid bieden zelf online te reserveren maar dat hoeft natuurlijk niet. Als je gewend bent te werken met een (online) agenda voor de (vergader)zalen en hierin reserveringen bijhoudt kan i-Reserve dit beter. Vanuit het dashboard houdt je overzicht over beschikbare (vergader)zaal in het rooster en de status van alle reserveringen. Je plant makkelijk nieuwe reserveringen van klanten in en verstuurt snel standaard emails handmatig of volledige automatische vanuit het systeem.
Moet ik het systeem zelf inrichten?
Nee. Bij de proefversie richten wij je omgeving in met jouw aanbod, prijzen en instellingen, gratis en binnen enkele dagen. Zelf inrichten kan ook, als je dat liever hebt.
Overstappen van een ander systeem, of van de papieren agenda?
Wij kijken mee naar wat je nu hebt, zetten je gegevens over en richten je omgeving in. Ook als je huidige systeem binnenkort stopt.
Probeer de demo voor vergaderzalen
Boek zelf iets, kies een optie erbij en bekijk hoe de bevestiging eruitziet. Geen account nodig.
Open de demo
Zien hoe het werkt met jouw vergaderzalen?
Probeer het 30 dagen gratis. Wij richten het voor je in, binnen enkele dagen. Of plan een demo van 30 minuten.