Automatiseer het reserveringsproces en houd tijd over voor leuke dingen
Automatiseer het reserveringsproces en houd tijd over voor leuke dingen. Het i-Reserve reserveringssysteem biedt een hoop technieken en koppelingen die het mogelijk maken om het reserveringsproces volledig te automatiseren. Zo bespaar je sowieso al tijd door reserveringen online te laten verlopen en niet meer zelf te behandelen via telefoon en mail. Je kunt ook de reserveringsbevestiging, een betaalbevestiging of een herinnering automatisch laten versturen. Via e-mail of sms. Zijn er wijzigingen in een reservering, dan voer jij of je klant deze makkelijk en snel door. Klanten kunnen hiervan automatisch een bericht krijgen, via mail of sms.
In i-Reserve zijn er verschillende type integraties mogelijk: API koppelingen, import/ export koppelingen en koppelingen door middel van een integratie platform zoals MS Flow of Zapier. We hebben een aantal native koppelingen, die al standaard in i-Reserve zitten en die je alleen maar hoeft in te stellen. Koppelingen zorgen voor een nog completer reserveringssysteem en nemen nog meer werk uit handen. Middels een webhook kun je zogenaamde triggers uitvoeren om reserveringen, taken of klanten te koppelen met honderden andere applicaties. Denk hierbij aan agendabeheer, boekhouding, en zelfs de deuren vanop afstand laten openen. Met koppelingen en integraties is er zoveel mogelijk. In deze blog wijden we uit over een aantal van deze mogelijkheden.
Laat je klanten zelf boeken en betalen
Bespaar tijd en laat je klanten met de Online boeken module zelf online een reservering maken. Je bepaalt zelf met welke reserveringsdialoog je wilt werken: afsprakenkalender, rooster of een stapje verder: onze geavanceerde zoek & boek functie/dialoog. Laat je klant zelf een datum uitzoeken en van daaruit de reservering boeken. Natuurlijk kan je ervoor zorgen dat klanten niet kunnen boeken tijdens vakantiedagen en maak je openingstijden afhankelijk van de dag en/of seizoen. In het i-Reserve reserveringssysteem kan de klant de bezetting en lege plekken makkelijk zelf bekijken. Laat klanten in de reserveringsmodule zoeken en filteren op beschikbare vergaderzalen, afspraken, rondleidingen en meer. Je kunt bijvoorbeeld filteren op type product (van bootverhuur tot vergaderzaal), aantal personen, locatie of datum. Bekijk en probeer in onze demo’s de verschillende opties uit.
Direct betalen
Wil je een klant na het maken van een reservering zelf laten betalen? Koppel i-Reserve dan in de Online betalen module met een betaalprovider. Een betaalprovider of Payment Service Provider (PSP) is een derde partij die de afhandelingen van online betalingen zoals iDeal, Bancontact, Paypal of VISA regelt. Koppel je reserveringssysteem direct aan een betaalprovider naar keuze. Met de i-Reserve module 'Online betalen' krijg je de mogelijkheid de grootste betaalproviders zoals Buckaroo, Mollie of Stripe mogelijk te koppelen aan je boekingssysteem. Zo heb je er zelf geen omkijken naar, ideaal! Lees meer hierover op onze specifieke koppelingenpagina.
Alle reserveringen rechtstreeks in jouw agenda
Een reservering is tijdsafhankelijk. Jouw klant reserveert een datum en vaak ook een tijd. Jij ziet de boeking uiteraard in je agenda in ons reserveringssysteem. Maar wil je de reservering vervolgens ook automatisch in je Google of Outlook agenda? Geen probleem met een kalender koppeling van i-Reserve. De boeking is dan meteen terug te zien in je eigen agenda, al dan niet op je telefoon, bij de hand. Je ziet de beschikbaarheid in real-time. Verhuur je zalen, laat alle zalen dan terugkomen in je agenda. Dan is je planning altijd bij je, ook onderweg. Je hoeft nooit meer bang te zijn dat je dubbel boekt of een belangrijke afspraak vergeet.
Meer nog, met i-Reserve kan je, ook zonder dat een gebruiker als beheerder in i-Reserve is ingevoerd, afspraken toevoegen in iemands agenda. Bijvoorbeeld een trainer die cursussen geeft. Of een receptie van een locatie die zalen verhuurt. Of een trainer die alle cursussen in zijn agenda wilt zien om vervolgens op zijn mobiel te kunnen openen.
Het is ook mogelijk om de kalender koppelingen bi-directioneel in te stellen. Dit houdt in dat het ook mogelijk is om items of gegevens naar het reserveringssysteem van i-Reserve te sturen. Zo kan een facilitaire afdeling bijvoorbeeld ruimtes beheren in Google Calendar, deze worden vervolgens automatisch gesynchroniseerd met de reserveringsagenda. Lees meer hierover op onze specifieke koppelingenpagina.
Je i-Reserve facturen automatisch in je boekhoudsysteem
Met de import/export koppelingen uit de Factuur en Export modules kun je jouw i-Reserve omgeving integreren met je boekhoudsysteem, zoals Visma Cash of Exact. Maak een koppeling met je boekhoudpakket en exporteer de facturen, of gebruik ze om financiële gegevens in het boekhoudpakket te zetten.
Boekhoudkoppelingen zijn eenrichtingskoppelingen, dat wil zeggen dat ze gegevens één kant op synchroniseren. Bijvoorbeeld van reserveringssysteem naar boekhoudpakket. Vaak worden facturen gebruikt om financiële gegevens in het boekhoudpakket te zetten. Maar reserveringen kunnen ook gebruikt worden om (financiële) gegevens over te zetten in het boekhoudpakket. In de meest gebruikte opzet wordt de debiteur met financiële gegevens periodiek in het boekhoudpakket gezet. Lees meer hierover op onze specifieke koppelingenpagina.
Alle updates rechtstreeks in Slack
Laat i-Reserve nog meer voor je werken. Het is ook mogelijk om een koppeling te maken met Slack, de berichten-app voor teams. Zo kan je bijvoorbeeld telkens als er een reservering binnenkomt, of een verandering wordt doorgevoerd dit terug laten komen in Slack. Het samenwerken word je op deze manier makkelijker gemaakt. Lees meer hierover op onze specifieke koppelingenpagina.
Deuren op afstand laten openen voor klanten
De integratie van i-Reserve met toegangscontrolesystemen maakt het mogelijk om geautomatiseerd toegang te verlenen aan personen die een reservering hebben gemaakt. Zeker in combinatie met een betaalsysteem worden hierdoor krachtige oplossingen realiseerbaar.
Wil je de deur van een vergaderzaal voor een bepaalde klant laten opengaan vijf of tien minuten voor de vergadering?
Wil je de klant een code geven waarmee hij of zij de deur van een squashruimte kan openmaken op het tijdstip van reservering?
Of de code van een kluisje waarin een sleutel ligt en misschien nog andere benodigde spullen?
Er zijn talrijke opties te bedenken: voor hotels, accommodaties voor verhuur, conferentiecentra, sportzalen en privéclubs. De mogelijkheden rondom deur- en toegangscontrole zijn met ons reserveringssysteem groot.
Ga je nog een stap verder? Dan kun je alles compleet geautomatiseerd maken door toegangscontrole te koppelen aan je reserveringssysteem.
Dit alles doen we samen met Dormakaba, een bekende leverancier van innovatieve toegangsoplossingen. Lees meer hierover in onze uitgebreide blog.
Nieuwsgierig en aan de slag?
Ben je benieuwd naar deze en meer mogelijkheden van het i-Reserve reserveringssysteem, neem dan contact met ons op.