Start de lesdag goed: genereer in één klik je presentielijsten

Daar sta je dan. Te graven in je mailbox, te zoeken in Excel-sheets of te bladeren door bankafschriften. Voor je het weet begint de training tien minuten te laat en sta je met het zweet op je rug.

Dat is geen lekker begin. Niet voor jou, niet voor de docent en zeker niet voor de cursist die staat te wachten. Een professionele cursus begint met een georganiseerde entree. Met i-Reserve draai je dat overzicht in één handomdraai uit. Gewoon, met één klik.

Weg met de statische Excel-lijstjes

Veel opleiders werken nog met lijstjes die ze een week van tevoren in Excel hebben gemaakt. Het probleem? De werkelijkheid verandert sneller dan jij kunt typen.

• Iemand heeft zich gisteravond nog last-minute aangemeld.
• Iemand heeft zich vanochtend ziek gemeld.
• Iemand heeft zijn naam verkeerd gespeld bij inschrijving en dat heb je net aangepast.

Omdat i-Reserve real-time werkt, is je presentielijst altijd actueel. Het systeem kijkt op het moment van genereren direct in de database. Wie zich vijf minuten geleden heeft ingeschreven, staat er nu op. Geen verrassingen meer aan de deur.

Het pijnlijke puntje: Is er betaald?

Misschien wel de grootste ergernis bij de ontvangst: onduidelijkheid over de betaling. Je wilt geen politieagentje spelen, maar je bent ook geen filantropische instelling. Als je handmatig werkt, moet je vaak in een ander systeem checken of de factuur is voldaan. In i-Reserve is die informatie gekoppeld.

Op de presentielijst kun je, dankzij slimme variabelen, direct de financiële status tonen.

• Staat er een groen vinkje of €0,00 openstaand? Doorlopen maar.
• Zie je een openstaand bedrag? Dan weet jij (of de docent) direct: even vriendelijk vragen of er nog gepind kan worden bij de balie.

Dit voorkomt die ongemakkelijke discussies achteraf waarbij je achter je geld aan moet rennen terwijl het certificaat al is uitgereikt.

Papier of tablet? Jij kies

Hoe jij de lijst gebruikt, bepaal je zelf. i-Reserve is flexibel.

Voor de traditionele aanpak:

Met één druk op de knop genereert het systeem een strakke PDF, compleet met je eigen logo en huisstijl. Even printen, op het bureau van de docent leggen en klaar. Cursisten kunnen hierop eventueel hun handtekening zetten voor de aanwezigheid.

Voor de moderne aanpak:

Waarom zou je printen als het digitaal kan? Je kunt instellen dat de presentielijst vlak voor aanvang automatisch wordt gemaild naar de docent. De trainer opent de lijst op zijn tablet of smartphone en vinkt digitaal af wie er binnen is. Dat scheelt papier en oogt wel zo professioneel.

Een vliegende start

Administratie is vaak het ondergeschoven kindje bij trainingen. Maar juist op die piekmomenten, de start van de dag, wil je dat de techniek je ondersteunt.

Met een geautomatiseerde presentielijst zorg je voor rust.

• De docent weet wie hij voor zich heeft (inclusief namenlijst).
• Jij hebt grip op de betalingen.
• De cursist wordt vlot en persoonlijk ontvangen.

Zo simpel kan het zijn. Jij regelt de koffie, i-Reserve de namen.

Nooit meer zoeken naar namen?

Wil jij je volgende cursusdag fluitend beginnen? Ervaar zelf hoe makkelijk je overzichten en lijsten uit het systeem tovert. Maak een proefaccount aan en probeer i-Reserve 30 dagen gratis.