Wie staat er voor de klas? Koppel trainers foutloos aan je cursusaanbod

Daar gaat je planning. En daar gaat je rust.

Het samenbrengen van vraag en aanbod is bij cursussen een complexe puzzel. Je hebt niet alleen te maken met een beschikbare ruimte (het lokaal), maar ook met een beschikbaar mens (de trainer). En waar een lokaal geduldig wacht tot het gebruikt wordt, hebben mensen vakantiedagen, doktersafspraken of staan ze misschien al ingeroosterd bij een andere opdrachtgever.

Werk je nog met Excel-lijstjes of losse agenda’s om dit te managen? Dan is de kans op een dubbele boeking groot. i-Reserve lost deze puzzel voor je op door trainers net zo slim te beheren als je lokalen. In dit artikel leggen we uit hoe je docenten foutloos koppelt aan je cursusaanbod.

Mensen zijn ook ‘Resources’

In i-Reserve praten we vaak over ‘Resources’. Dat klinkt misschien wat technisch en ongezellig als je het over je favoriete docenten hebt, maar het is de basis van een waterdichte planning.

Een resource is in feite alles wat je nodig hebt om een boeking mogelijk te maken. Dat kan een tennis baan zijn, een beamer, een vergaderzaal, óf een persoon.

Door je trainers in het systeem aan te maken als een resource van het type ‘Personeel’, geef je ze een eigen identiteit in de planning. Je voert ze in met voor- en achternaam en, heel belangrijk, je kunt ze vervolgens koppelen aan activiteiten.

Dit is het startpunt van de logica. Het systeem weet nu: voor de cursus ‘Boekhouden voor Beginners’ heb ik niet alleen ‘Lokaal 3’ nodig, maar ook ‘Docent Peters’.

Real-time controle: de eindredacteur van je rooster

Hoe voorkom je nu dat ‘Docent Peters’ dubbel wordt ingepland? Simpel: het systeem kijkt met je mee.

Wanneer jij een nieuwe cursus inplant en een medewerker selecteert in het personeelsblokje, voert i-Reserve op de achtergrond direct een beschikbaarheidscheck uit.

• Staat de docent op dat tijdstip al ingeroosterd voor een andere les?
• Heeft de docent verlof aangevraagd?
• Is het buiten zijn of haar werktijden?

Is het antwoord op een van deze vragen ‘ja’, dan krijg je direct een melding. Het systeem beschermt je tegen jezelf. Je kunt de boeking pas definitief maken als zowel de zaal als de trainer groen licht geven. Dit geeft rust. Je hoeft niet meer handmatig in drie verschillende Outlook-agenda’s te turen of te hopen dat je het goed hebt onthouden.

Bulk acties: Snelheid maken

Heb je een cursusreeks van tien weken? Dan heb je geen zin om tien keer handmatig dezelfde docent te selecteren. Met de Bulk planning functionaliteit selecteer je in één keer de hele reeks en wijs je de vaste docent toe. Het systeem checkt dan in één keer de beschikbaarheid voor alle tien de data.

Geen doorgeefluik meer: laat trainers het zelf doen

Als planner ben je vaak het doorgeefluik van informatie. "Kun je dinsdag?", "Nee, dan moet ik naar de tandarts.", "Oké, en woensdag?".

Dat gemail en gebel kost zeeën van tijd. Waarom draai je het niet om?

In i-Reserve kun je de resource (de trainer) koppelen aan een gebruikersaccount. Hiermee geef je jouw docenten en trainers toegang tot een eigen stukje van het systeem.

Dit heeft twee grote voordelen:

1. Ze beheren hun eigen beschikbaarheid

Trainers kunnen zelf inloggen en aangeven wanneer ze wel of niet kunnen werken.

• De Freelancer: Werkt vaak op uurbasis. Hij kan in het systeem precies aangeven op welke dagdelen hij beschikbaar is voor jou.
• De Fulltimer: Werkt vast voor jou, maar heeft ook vakantie. Hij voert simpelweg zijn verlof of afwezigheid in.

Jij ziet dit direct terug in je planning. Is een trainer ‘rood’ in het rooster? Dan weet je dat je hem niet hoeft te bellen.

2. Ze zien hun eigen rooster

"Waar moest ik ook alweer zijn morgen?" Een trainer hoeft jou dat niet meer te vragen. Hij logt in en ziet zijn persoonlijke agenda, inclusief locaties en tijden. Iedereen is op de hoogte, zonder dat jij dagelijks roosters hoeft te mailen.

Visueel overzicht

Soms wil je gewoon in één oogopslag zien hoe de vlag erbij hangt. In het rooster van i-Reserve kun je werken met kleuren per medewerker.

Zo zie je in het maandoverzicht direct:

• Blauw is Docent Jan.
• Groen is Docent Els.
• Grijs is nog niet ingevuld.

Je ziet direct waar de gaten vallen en of de werkdruk een beetje eerlijk verdeeld is.

Jij de strategie, wij de puzzel

Het plannen van cursussen en trainingen is mensenwerk. Je moet kijken naar de juiste match tussen de groep en de docent. Dat is waar jouw expertise ligt. Het controleren of die docent niet toevallig al in een ander lokaal staat, is rekenwerk. Dat is waar ónze expertise ligt.

Door je trainers als resources in je systeem te zetten, haal je de foutgevoeligheid uit je proces. Je voorkomt dubbele boekingen, gênante telefoontjes naar cursisten en stress op de werkvloer.

Klaar met de planningspuzzel?

Wil je zien hoe i-Reserve jouw roostering waterdicht maakt? Stop met gokken en start met weten. Probeer het i-Reserve reserveringssysteem 30 dagen gratis uit. Koppel je eerste trainer en ervaar de rust van een systeem dat met je meedenkt.