Implementeren: zet i-Reserve naar je hand

Wil je na het lezen van deze blog meer weten over ons reserveringssysteem? Neem dan contact met ons op!

Kan ik de implementatie zelf doen?

Ja, je kunt het online reserveringssysteem zelf implementeren. Afhankelijk van je wensen en eisen kan het opzetten van i-Reserve vrij uitgebreid zijn. Maar het is goed om het zelf te doen, als je de tijd er voor wilt nemen. Wij hebben een uitgebreide handleiding gemaakt die je verder helpt. Als je hulp nodig hebt voor het vertalen van je wensen in i-Reserve kan ons team daarbij helpen. Wij gaan het gesprek met je aan over bijvoorbeeld jouw mail- en betaalverkeer en luisteren naar je wensen. Deze kunnen wij vervolgens vertalen naar de juiste instellingen in i-Reserve. Maar laten we beginnen bij het begin.

Maak een plan

Het inrichten van een reserveringssysteem kan ontmoedigend zijn, maar met i-Reserve is het snel en eenvoudig. Of je het nu zelf doet of door ons laat doen, je bent in een mum van tijd klaar. De eerste stap is het maken van een plan om je handvatten te geven tijdens de implementatie. Dit geeft je de mogelijkheid om na te denken en keuzes te maken over de inrichting. Een vooropgesteld plan scheelt je dan ook veel tijd tijdens de implementatiefase. In 10 stappen nemen we je mee naar een succesvolle implementatie.

Stap 1: Wat kan er geboekt worden

Het I-Reserve reserveringssysteem is ontzettend veelzijdig op het gebied van reserveringen. Of je nu een zaal, bungalow, chalet, boot, cursus, golfbaan, rondleiding, training of fitnessles wilt laten boeken, i-Reserve kan aan je wensen voldoen. Deze veelzijdigheid is één van de dingen die i-Reserve zo'n populaire keuze maakt onder klanten van het reserveringssysteem. De eerste stap is dan ook om te bepalen wat je via i-Reserve wilt laten boeken. Dit klinkt heel logisch maar met deze stap bepaal je de juiste licentie en de verschillende sector instellingen. Ook moet je dit vooraf duidelijk hebben zodat je weet of jouw product als activiteit of als object moeten worden ingesteld in het systeem.

Stap 2: Wie is je doelgroep?

Bij het instellen van een reserveringssysteem, is het belangrijk om te overwegen wie het zal gebruiken. Wat zijn de leeftijden van jouw typische klanten? En hebben ze speciale behoeften waaraan je moet voldoen? Het beantwoorden van deze vragen zal je helpen bij het bepalen van de beste manier om het reserveringssysteem in te richten.

Als je bijvoorbeeld een tourbedrijf of een evenementenbedrijf runt, zul je waarschijnlijk zowel individuele boekingen als groepsboekingen willen toestaan. En als jouw onderneming zich richt op gezinnen met jonge kinderen, moet je het reserveringssysteem zo inrichten dat het geschikt is voor verschillende leeftijdsgroepen. In sommige gevallen moet je ook rekening houden met speciale behoeften, zoals toegankelijkheid voor rolstoelen. Is jouw doelgroep senioren? Dan is het waarschijnlijk verstandig om het online betalen niet verplicht te maken. Dit kan voor sommige senioren wat lastig zijn waardoor ze afhaken en jij inkomsten misloop.

Door de tijd te nemen jouw doelgroep te goed uit te werken, kun je ervoor zorgen dat het reserveringssysteem gebruiksvriendelijk is voor al je klanten. Bedenk vooraf wie je doelgroep is, welke uitzonderingen en/of speciale wensen er zijn en werk dit uit.

Stap 3: Hoe ga je het reserveringssysteem gebruiken?

Het i-Reserve reserveringssysteem kan worden gebruikt voor intern en extern gebruik. Wil je dat reserveringen alleen door medewerkers gedaan kunnen worden of wil je het systeem integreren op je website en klanten de mogelijkheid geven direct een reservering te maken. Het is ook mogelijk om affiliates/partners boekingen te laten doen via hun eigen website. Bedenk vooraf hoe je het reserveringssysteem wilt gaan gebruiken. Dit is een belangrijke stap voor verdere integratie.

Stap 4: Wanneer kan er gereserveerd worden?

Bedenk vooraf wanneer je klanten een reservering kunnen maken. Hierbij rekening houdend met het schema van je bedrijf en je activiteiten. Kunnen je klanten reserveren per uur, per dagdeel per week, of misschien per activiteit. Je zult ook moeten beslissen of er een hoog- of laagseizoen van toepassing is voor je bedrijf. Of misschien heeft jouw organisatie op bepaalde momenten in het jaar, of tijden op een dag, andere prijzen of openingstijden. Zijn er terugkerende activiteiten of activiteiten die meerdere dagen duren? Als je al deze factoren hebt overwogen, kun je bepalen wanneer je jouw klanten wilt laten boeken op je nieuwe reserveringssysteem. Op die manier zorg je ervoor dat klanten kunnen reserveren wanneer het hun uitkomt, en dat je bedrijf aan hun behoeften kan voldoen.

Stap 5: Welk reserveringsdialoog wil je gaan aanbieden?

Het kiezen van de juiste reserveringsdialoog is belangrijk om ervoor te zorgen dat je klanten gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken en een reservering kunnen maken. Maar eerst even kort wat is een reserveringsdialoog? Een reserveringsdialoog is wat jouw klanten op je website zien en waar ze kunnen zoeken naar de gewenste activiteit of object. Bij een activiteit kun je denken aan een uurtje Glowgolf, een rondleiding of een cursus. Een object is bijvoorbeeld een vergaderruimte, boot of ander object wat je wilt verhuren.

Welke reserveringsdialogen hebben we in i-Reserve? Het activiteitenrooster is geweldig voor activiteiten die op specifieke data plaatsvinden, zoals cursussen en trainingen. Met de zoekfunctie kan je zoeken op soort activiteit en op datum. Deze dialoog is dan ook perfect voor activiteiten die op gezette tijden plaatsvinden, zoals rondleidingen. De Zoek & Boek dialoog is ideaal voor het zoeken van activiteiten of voor wanneer je diverse objecten hebt met verschillende kenmerken. Afhankelijk van het soort activiteit of object dat je wilt aanbieden, is er een reserveringsdialoog dat aan je wensen voldoet.

Stap 6: Wel of niet inloggen?

Je kan ervoor kiezen om een klant te laten inloggen of niet. Maak je het bijvoorbeeld verplicht om meteen in te loggen, of pas bij het maken van een reservering. Ook kun je per soort activiteit of object bepalen of inloggen verplicht is. Er zijn vier opties wat betreft het gebruik van klantaccounts. De eerste optie is dat klanten geen gebruikersaccount aanmaken voor het maken van een reservering. De tweede optie is dat ze altijd een gebruikersaccount moeten aanmaken. De derde optie is dat i-Reserve automatisch een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaakt. De vierde en laatste optie is dat de klant de mogelijkheid heeft om een account aan te maken, maar dat niet hoeft te doen. Het al dan niet inloggen op een account is geheel afhankelijk van wat jij de klant voor mogelijkheden wilt aanbieden. Bedenk dat dan ook voor het inrichten van je i-Reserve omgeving zodat je hier rekening mee kan houden.

Stap 7: Zijn er extra’s of voorwaarden?

Om een zo effectief mogelijk reserveringssysteem te maken, is het belangrijk om alle mogelijke voorwaarden en extra's te overwegen waar klanten gebruik van kunnen maken. Zijn er bijvoorbeeld ruimtes die onderverdeeld kunnen worden, waardoor ze veelzijdiger en aantrekkelijker worden voor een groter aantal klanten? Zijn er verschillende locaties waarmee rekening moet worden gehouden? Zijn er trainers of docenten die maar één keer op een bepaalde dag of tijd ingeroosterd kunnen worden? Door al deze factoren zorgvuldig te overwegen, wordt het mogelijk om een voor je (potentiele) klanten zo helder en overzichtelijk mogelijk reserveringssysteem te maken.

Stap 8: Welke gegevens heb je van de klant nodig?

Je zult moeten beslissen welke gegevens je klanten moeten invullen als ze een reservering maken. Het formulier moet zo worden opgezet dat je klanten het gemakkelijk kunnen begrijpen. Je moet alle noodzakelijke informatie voor de reservering opnemen, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. Je kunt ook optionele informatie opnemen, zoals geslacht en geboortedatum. Het is belangrijk om alle verplichte velden duidelijk aan te geven, zodat je klanten weten welke informatie nodig is. Je kunt ze ook de mogelijkheid geven om zich in te schrijven voor je nieuwsbrief. Door alle noodzakelijke informatie op te nemen, kun je ervoor zorgen dat je klanten alles hebben wat ze nodig hebben om hun reservering te maken. Dus welke informatie heb jij nodig van je klanten?

Stap 9: Wat is jouw workflow

Een workflow is een proces dat helpt om het reserveringsproces te stroomlijnen, van begin tot eind. Door een vaste workflow te hebben, helpt het om ervoor te zorgen dat alle reserveringen op een consistente en efficiënte manier worden afgehandeld. Een van de belangrijkste voordelen van een workflow is dat het kan helpen om een aantal van de taken in verband met het beheer van reserveringen te automatiseren. Een workflow kan bijvoorbeeld worden gebruikt om automatisch bevestigingse-mails of herinneringen te sturen voordat een activiteit plaatsvindt. Dit kan helpen om de hoeveelheid tijd en moeite die nodig is om reserveringen te beheren te verminderen, terwijl klanten ook tijdig worden geïnformeerd over hun komende activiteiten. Daarnaast kan een workflow ook worden gebruikt om dankberichten te sturen nadat een activiteit heeft plaatsgevonden. Dit helpt bij het creëren van een positieve klantervaring en versterkt het idee dat het bedrijf om zijn klanten geeft. Al met al kan het gebruik van een workflow helpen om de efficiëntie van het reserveringsproces (en eventueel het daarmee verbonden betaalproces) te verbeteren en een betere klantervaring te creëren. Het uitwerken van jouw workflow is een van de belangrijkste stappen van de implementatie van het i-Reserve reserveringssysteem. Door de workflow op de juiste manier in te richten kan je veel werk uit handen nemen.

Voor het uitwerken van de workflow moet je jezelf afvragen welke statussen kan een reservering hebben. In afwachting van betaling (Open) en Betaald zijn de meest gebruikte maar misschien zijn er nog een paar extra binnen jouw bedrijf? Vraag jezelf vervolgens af, welke acties wil je hangen aan welke status? Een bevestiging van reservering, een bevestiging van betaling, maar misschien ook een herinnering mail wanneer er nog niet betaald is? Of het versturen van een E-ticket na betaling. Misschien wil je zelfs dat klanten een SMS bericht krijgen als herinnering een dag of een aantal uur voor de reservering.

Stap 10: Testen

De laatste stap is het testen van alle eerdere instellingen. Nadat je het reserveringssysteem hebt ingesteld, is het belangrijk om het te testen om er zeker van te zijn dat alles goed werkt. Dit kun je doen door het hele reserveringsproces te doorlopen en je mailtemplates te controleren. Dit zal je helpen om eventuele problemen op te sporen, zodat je ze kunt oplossen voordat ze schade veroorzaken. Bovendien geeft het testen van je reserveringssysteem je de kans om vertrouwd te raken met de nieuwe instellingen en een gevoel te krijgen hoe ze werken. Daardoor zul je je reserveringssysteem effectiever en efficiënter kunnen gebruiken.

Kan i-Reserve mij hierbij helpen?

Bovenstaande stappen klinken misschien wat overweldigend maar er zijn klanten die het reserveringssysteem volledig zelf inrichten. De meeste klanten maken echter gebruik van een een hybride model, waarbij je als klant het systeem grotendeels zelf inricht maar enkele elementen bij ons neerlegt. Via een workshop nemen we jou bij de hand doorheen het systeem. We laten zien hoe je iets invoert. Geef ons dan een set aan voorbeeldactiviteiten mee. Maak een basis workflow met e-mails voor betalen en automatisch annuleren. En laat ons deze invoeren terwijl jij meekijkt. Daarnaast geven we ook functionele ondersteuning bij vragen. Dat kan uitleg zijn of uitzoekwerk voor ons. Ons standaard uurtarief is € 112. Voor een workshop van drie uur vragen we € 450. Wij kunnen niet inschatten hoe lang een implementatie gaat duren. In het algemeen kunnen we wel stellen dat er door de meeste klanten enkele weken genomen wordt om de inrichting te doen.

Welke kosten zijn er voor de implementatie van het reserveringssysteem bij een hybride systeem?

We hebben het er al even kort over gehad maar om te beginnen raden we je aan om gebruik te maken van een workshop. Via een online sessie met deskundig advies gericht op jouw organisatie krijg je waardevolle inzichten en hulp om alles uit je i-Reserve account te halen. De prijzen kunnen variëren afhankelijk van je behoeften, vanaf € 225 voor 1,5 uur en € 450 voor een volledige sessie van 3 uur. Een investering die je veel tijd gaat schelen tijdens de implementatie.

Vervolgens is het erg afhankelijk van de losse vragen die je nog bij ons neerlegt welke kosten er nog meer bij de implementatie bijkomen. We hebben hieronder enkele voorbeelden voor je uitgewerkt zodat je een beetje een beeld krijgt van de uren die nodig zijn. Dit zijn dus ook werkzaamheden die je zelf kunt waardoor het uiteraard kosteloos is:

Hoeveel tijd is er nodig om het reserveringssysteem te implementeren?

Hoe lang het duurt om het reserveringssysteem volledig geïmplementeerd te krijgen hangt af van wat jouw onderneming precies nodig heeft. Wij leveren de licentie (na ontvangst van de getekende contract) in slechts één werkdag, dus dat is snel geregeld. Maar als je hulp nodig hebt bij het instellen of aanpassen, dan kunnen we dat ook! We kunnen individuele opdrachten aannemen of een workshop organiseren waarin we samenwerken om je reserveringssysteem efficiënt op te zetten. Maar uiteindelijk ligt het grootste deel van inrichting bij jou. Hoeveel tijd er nodig is om het reserveringssysteem in te richten hangt dus voornamelijk af van jouw organisatie en capaciteit om het systeem in te richten.

Probeer i-Reserve nu 30 dagen

Dus je hebt gezien wat het i-Reserve reserveringssysteem kan, en nu vraag je je af hoe het voor jouw bedrijf zou kunnen werken? Waarom probeer je i-Reserve niet 30 dagen uit? Je krijgt de kans om ons systeem te verkennen aan de hand van enkele voorbeelddata en je kunt precies zien hoe goed het aan jouw eisen voldoet. Probeer het zelf.