i-Reserve Vergaderzalen

i-Reserve: hét online reserveringssysteem voor vergaderzalen en flexplekken. Wat voor ruimte je ook wil verhuren; het is allemaal mogelijk met ons flexibele reserveringssysteem.

Beheer zalen, openingstijden, prijzen en arrangementen vanuit één reserveringssysteem en automatiseer zo veel mogelijk het proces zodat je tijd overhoudt voor leukere zaken. Met ons slimme online reserveringssysteem voor vergaderruimtes houd je overzicht over reserveringen, klanten, betalingen en verstuur je e-mails en facturen in je eigen huisstijl. Je biedt je klanten inzicht in beschikbare ruimtes, de mogelijkheid online te reserveren, te betalen en reserveringen te beheren. Laat klanten allerlei extra’s boeken zoals een beamer of een lunch en bouw automatische opruimtijd in zodat de vergaderzaal weer klaar is voor de volgende groep.

Functionaliteiten

Wat zijn de mogelijkheden?

i-Reserve bevat standaard veel mogelijkheden als het gaat om het reserveren van vergaderzalen en flexplekken. Je kunt deze mogelijkheden uitbreiden door het aanschaffen van extra modules die je reserveer systeem nog completer maken. Onderstaande opsomming is slechts een greep uit de vele mogelijkheden en voordelen.

Deelverhuur

Je kunt zalen of flexplekken los verhuren maar ook een combinatie maken van meerdere zalen of flexplekken die in 1 keer geblokkeerd worden.

Zaalopstelling

Tijdens het reserveren kan er in het reserveringssysteem aangegeven worden welke zaalopstelling gewenst is zodat deze al klaargezet kan worden. Per zaalopstelling is ook een andere zaalcapaciteit te kiezen.

CRM

Naast een online reserveringssysteem is i-Reserve ook meteen een CRM-systeem waarbij je alle gegevens van klanten en bedrijven in kunt bijhouden. Met een handig overzicht van alle verstuurde mails.

Facturatie

In onze templates kun je heel makkelijk een factuur opmaken met je eigen gewenste lay-out. Facturen kunnen worden samengevoegd en vanuit het reserveringssysteem automatisch naar een klant of bedrijf worden verstuurd.

Offerte

Het maken van offertes gaat heel makkelijk en eenvoudig in ons reserveringssysteem en de templates zijn naar eigen wens in te richten.

Taken

Naast de reserveringen beheren kun je interne taken aanmaken voor jezelf of collega’s. Hier kun je een deadline opzetten, een categorie en eventueel een klant of bedrijf aan koppelen.

Opties

Laat klanten verschillende opties bij de (vergader)zaal boeken zoals een beamer, catering of white board. Bepaald zelf op de prijsberekening per reservering is of per persoon en je kunt kiezen of een optie verplicht is of niet.

Zoek & Boek

Laat klanten in de reserveringsmodule zoeken en filteren op beschikbare vergaderzalen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op zaalcapaciteit, locatie of datum.

Serie reservering

Je kunt klanten de mogelijkheid geven om (vergader)zalen voor meerdere weken tegelijk te reserveren.

Rooster

In ons reserveringssysteem zie je de bezetting makkelijk en eenvoudig in één rooster. Het rooster is per gebruiker in te stellen en je kunt direct reserveringen voor een klant maken via het rooster.

Klantenkorting

Laat het reserveringssysteem automatisch vaste klantenkorting berekenen bij het maken van een reservering. Naast korting kun je ook een specifieke groep klanten aan bepaalde zalen koppelen die alleen door hen te boeken zijn.

Filters

Haal statistieken uit i-Reserve door middel van filtering. Deze kun je ook automatisch versturen naar e-mailadressen. Zo kun je bijvoorbeeld een overzicht sturen van reserveringen naar de catering.

Modules

Extra mogelijkheden via onze modules

Je zoekt een boekingssoftware die je werk makkelijker maakt. Maar niet iedereen heeft dezelfde oplossing nodig. Het online boekingssysteem i-Reserve is modulair opgezet en op maat samen te stellen, je betaalt alleen voor de modules die je nodig hebt.

Online boeken

Bespaar tijd en laat je klanten met deze module zelf online een reservering maken. Je bepaalt zelf met welke reserveringsdialoog je wilt werken: afsprakenkalender, rooster of een zoek & boek functie.

Online betalen

Met deze module kun je i-Reserve koppelen aan een Payment Service Provider, zoals bijvoorbeeld Buckaroo of Cardgate. Hiermee kunnen jouw klanten de reserveringen of abonnementskosten eenvoudig online betalen.

Factuur

Met deze module kun je facturen opstellen op basis van reserveringen. Daarnaast kun je gebruik maken van extra functionaliteiten zoals deelfacturen, samenvoegen van conceptfacturen, het aanmaken van incasso's en veel meer.

SMS

Met deze module heb je er een heel nieuw medium bij. Alle berichten die standaard in een e-mail kunnen worden verstuurd, zijn nu ook mogelijk met sms, zoals bijvoorbeeld het sturen van een herinnering.

Export

Met deze module kun je data exporteren naar je financiële administratie. De balansen worden direct bijgewerkt. Er zijn meerdere interfaces beschikbaar naar bijvoorbeeld REMS, Exact, Visma Cash, King, Accountview, Mamut, Snelstart, iMuis en Twinfield.

Knipkaart

Met knipkaarten kunnen klanten vooruit betalen voor meerdere reserveringen. Meest gebruikte methode is om een knipkaart met meer tegoed aan te bieden. Op deze manier kun je eenvoudig een korting geven.

Kadobon

Met de Kadobon module krijg je er een nieuw marketinginstrument bij: het gebruik van kortingscodes. Klanten kunnen een kadobon aanschaffen. Of bied zelf kortingscodes aan.

Abonnement

Moeten er periodiek abonnementskosten worden betaald? Met deze module genereer je bijvoorbeeld eenvoudig maandelijks of jaarlijks facturen voor je leden.

E-ticket

De module is inzetbaar als toegangscontrole. Het scannen van de e-tickets met onze gratis scannerapplicatie legt meteen de aanwezigheid van je bezoeker(s) vast.

CRM

Met deze module richt je i-Reserve in met relatiebeheer mogelijkheden. Geef je klant een status, laadt e-mails in en maak geavanceerde orders.

Enquete

Met de Enquête module kan je verschillende vragenlijsten maken om je klanten te bevragen.

Voordelen

Waarom het i-Reserve reserveringssysteem?

Gebruiksvriendelijk

Maak het makkelijk voor je klanten om 24/7 online te kunnen reserveren. Vereenvoudig je werk door e-mails te automatiseren en online betaalmogelijkheden aan te bieden. Dit zijn maar enkele van de vele voordelen van het i-Reserve reserveringssysteem.

Flexibel

Jij bepaalt welke functionaliteiten je gebruikt en hoe je i-Reserve in wilt gaan zetten. De dashboards in het beheergedeelte zijn geheel naar eigen smaak aan te passen en voor het online reserveren kun je de look & feel volledig vormgeven naar eigen stijl.

Responsive

i-Reserve biedt webdesign wat zich automatisch aanpast aan het scherm van je website bezoeker. Het i-Reserve reserveringssysteem is geschikt voor alle schermen van desktops, laptops, tablets en smartphones. Ook op je mobiel kan je een reservering maken.

Veelzijdig

i-Reserve is geheel op maat in te richten en dus inzetbaar in vele verschillende sectoren. Dankzij de veelzijdigheid kan i-Reserve zelfs voldoen aan al je functionele eisen en specifieke wensen. Alles is boekbaar met i-Reserve!

Overstappen? Wij helpen je verder

Gaat je huidige reserveringssysteem binnenkort stoppen, niet tevreden over je huidige reserveringssysteem of wil je van een agenda overstappen naar een online reserveringssysteem? Kijk samen met een van onze application consultants naar de mogelijkheden die i-Reserve te bieden heeft en of wij beter aansluiten op jullie wensen.

Naast een persoonlijk begeleiding tijdens de aanschaf fase en de implementatie fase kunnen wij je ook adviseren en begeleiden bij het overzetten van gegevens van je oude reserveringssysteem in i-Reserve. Ook wanneer je zelf aan de slag wilt kunnen we je net dat juiste duwtje in de rug geven.

Benieuwd of i-Reserve alle functionaliteiten te bieden heeft die je zoekt, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

Contact

Online demonstratie

Voordat je nieuw reserveringssysteem aanschaft wil je uiteraard eerst de mogelijkheden bekijken. We hebben daarom een online demonstratie voor je opgezet. De demonstratie geeft een goed beeld van de mogelijkheden voor het reserveren van vergaderzalen en flexplekken zoals deze ook bij jullie ingezet zouden kunnen worden.

Probeer nu 30 dagen

Heb je de demonstratie van ons online reserveringssysteem voor vergaderzalen en flexplekken bekeken en ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Maak dan gebruik van onze proefversie Je ontvangt van ons een omgeving met voorbeelddata waarin je zelf kan werken en de mogelijkheden kunt uitproberen. Na het aanvragen van de proefversie plannen we graag een moment met je in om de wensen nader te bespreken.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Kan ik mijn klanten verschillende zaalopstellingen aanbieden?

Geen probleem met ons online reserveringssysteem! Per zaal kunnen verschillende opstellingen worden toevoegen. Deze opstellingen kunnen zelfs effect hebben op voor hoeveel personen de zaal geschikt is. En je kunt de opstelling van de zaal meenemen in een Zoek & Boek functionaliteit zodat klanten zalen kunnen filteren op opstelling.

Kan ik in het reserveringssysteem een verschillende prijs vragen voor een (vergader)zaal?

(Vergader) zalen hoeven niet altijd dezelfde prijs te zijn, het kan natuurlijk dat een zaal 's avond goedkoper is, juist duurder in het weekeinde, goedkoper wordt hoe langer je reserveert of goedkoper bij een last-minute boeking. Per (vergader)zaal kunnen in het reserveringssysteem meerdere prijzenschema's worden ingesteld, een prijzenschema wordt onder vooraf bepaalde voorwaarden actief. Voorwaarden kunnen bijvoorbeeld zijn; bepaalde dagen van de week, tussen een vanaf en tot datum, bij een reservering langer dan een dag, of bij een bepaalde klant. Het kan zijn dat je een hele nieuwe prijs geeft aan een (vergader)zaal of dat je een korting instelt van een vast bedrag of een percentage van de normale prijs.

Ik wil zelf reserveringen doen in het systeem, kan dat?

Het online reserveringssysteem is geheel naar eigen wens in te richten, je kunt klanten de mogelijkheid bieden zelf online te reserveren maar dat hoeft natuurlijk niet. Als je gewend bent te werken met een (online) agenda voor de (vergader)zalen en hierin reserveringen bijhoudt kan i-Reserve dit beter. Vanuit het dashboard houdt je overzicht over beschikbare (vergader)zaal in het rooster en de status van alle reserveringen. Je plant makkelijk nieuwe reserveringen van klanten in en verstuurt snel standaard emails handmatig of volledige automatische vanuit het systeem.

Een selectie van onze klanten:

Grolsch bierbrouwerij rondleiding software
Duvel bierbrouwerij rondleiding software
GlowGolf reserveer golfbaan software
IVN activiteiten software
Holland Casino reserveer
Landal Greenparks Fun en Entertainment
BedrijfsFitnessOnline Sport abbonementen software
Jump XL software
RuimteUtrecht
Vesteda
Achouffe bierbrouwerij rondleiding software
Waterschap Vallei en Veluwe
The Green House, reserveer vergaderruimtes
De Pont Museum, reserveer rondleidingen voor musea
iGluu Vergaderruimte reserveren
Maliebaan45
Buitenwerkplaats
Werkbedrijfrvn
Het Rheins
Boei2
Cryo Sauna Center reserveer sauna sessie
Dok Delft, reserveer vergaderruimtes, activiteiten en hackerroom
Culturele Menukaart Gorinchem, inschrijven cultureel aanbod
Oleon, plan veiligheidscursus
Mokumboot, reserveer een boot in amsterdam
EcoBoats Amsterdam bootverhuur software

Kijk voor meer informatie ook op onze themasite

zaalreserveringen.nl