10 tips voor het schrijven van een winnende offerte

10 tips:

1. Het belang van het begrijpen van de verwachtingen van de klant

Je ontvangt een offerteaanvraag en wil direct in de pen klimmen om een prachtige offerte te schrijven. Wacht! Ga eerst na wat de echte verwachting van de klant is. Sommige klanten vragen slechts een offerte aan om een prijs te vergelijken of omdat er meerdere offertes verplicht zijn in hun systemen. Het heeft dan geen meerwaarde om een uitgebreide offerte over je complete dienstverlening uit te brengen. De klant verwacht alleen een prijsindicatie. Stel daarom vervolgvragen over de specifiek gewenste dienstverlening. Je weet dan direct of je een serieuze partij bent en je gebruikt alle informatie om de offerte klantspecifiek te schrijven.

2. Het belang van navraag doen over planning en budget

Door gericht te vragen naar het budget en het tijdsbestek dat de klant jouw diensten en producten wil huren, voorkom je veel onnodig werk. Kan je de gevraagde diensten en producten verhuren in de periode dat de klant dit wenst? Is er kans op uitloop van het project van de klant en past dit dan in jouw verhuurplanning? Wat is het budget van de klant en komt dit overeen met jouw verhuurprijzen? Is het antwoord nee op een van deze vragen, dan bespaar je jezelf veel tijd en teleurstelling, want het maken van een offerte heeft geen nut.

3. Het stellen van vervolgvragen

Zorg ervoor dat je volledig in kaart hebt wat de reden is dat de klant jouw verhuur nodig heeft. De klant wil dat je in hem geïnteresseerd bent, dat je hem begrijpt en dat je hem helpt! Als er onduidelijke punten zijn, kan je de klant niet overtuigen dat jouw aanbod exact is wat hij zoekt. Stel vervolgvragen om de klantvraag tot in detail te kunnen verwoorden en gebruik deze verwoording in de offerte. Als de klant ‘zijn verhaal’ leest, weet hij dat je hem begrijpt en de beste oplossing biedt. Deze klant wil dan graag zaken met je doen!

4. Het bepalen van je voorwaarden

Stuur met de offerte altijd je algemene voorwaarden mee. De klant heeft direct duidelijkheid over de leveringsvoorwaarden, de aansprakelijkheid en het eventuele eigen risico. Jij hebt hiermee zekerheid dat de voorwaarden bekend zijn. Door het direct meesturen, hoeft de klant na het accepteren van jouw offerte alleen nog de documenten te ondertekenen en de deal is gesloten! Zo komen jullie beiden niet voor verrassingen te staan en voorkom je discussies.

5. Het belang van specificiteit

Zorg dat op de offerte de kosten volledig gespecificeerd zijn. De klant ziet direct hoe de prijs is opgebouwd en kan vooraf vragen stellen. Je toont hiermee onder andere transparantie en betrouwbaarheid.

Heeft de klant interesse in het huren van meerdere diensten of producten? Specificeer de offerte per onderdeel. Het kost je meer tijd, maar uit onderzoek is gebleken dat klanten graag een keuze hebben. Met een goed gespecificeerde offerte biedt je keuze en als je deze vervolgens uitbreidt met optionele extra’s kan je een gouden formule in handen hebben! Deze strategie vergroot de kans dat je de verhuur (deels) binnen haalt. Let wel dat de optionele extra’s aansluiten op de behoefte, het budget en de vraag van de klant.

6. Overweeg alternatieve oplossingen

Heb je de klantvraag en het budget volledig in kaart? Verras de klant dan met alternatieve oplossingen. Hoewel de klant je heeft verzocht een offerte voor een specifieke dienst en product te maken, kan het zomaar zijn dat een andere variant ook passend is. Toon de klant dat je meedenkt, hem begrijpt en dat je een verhuurder met meerdere opties bent. Benoem de extra voordelen, zodat de klant keuze heeft en graag met jou zaken doet.

Het aanbieden van meerdere opties is zeer aantrekkelijk voor de klant. Naast de keuzevrijheid betekent het een duidelijk overzicht wat je aan diensten en materiaal te bieden hebt, dat je een serieuze partner bent en dat je in bepaalde situaties extra dienstverlening en wijzigingen kan regelen. Hiermee beleeft de klant een gevoel van vertrouwen. Bij jou zit de klant qua expertise en aanbod goed!

7. Reflecteer op wat de klant misschien is vergeten

Je hebt de klantvraag goed uitgediept en weet precies wat de klant wenst en verwacht. De volgende stap is om te laten zien wat de klant nog niet heeft aangekaart, maar waarvan jij weet dat de klant het nodig zal hebben of wenselijk zal ondervinden. Dit noemen we anticiperen op de behoeften van de klant en geeft jouw offerte een grotere winkans. Verras je klant met een extra aansluitende verhuurdienst, product of maatwerkservice.

Denk ook aan een aangepaste betalingsregeling, indien het totaal aan verhuur met extra opties boven het budget van de klant uitkomt. Je anticipeert op de behoeften van de klant en biedt direct (weer) een oplossing! Voor jou betekent het een winnende offerte en een klant die vertrouwen in je heeft.

8. Focus op wat de klant belangrijk vindt

Wat zijn de prioriteiten van de klant? Je hebt alle informatie uitgevraagd en je weet waarom de klant wil huren en wat zijn doel ermee is. Nu is het belangrijk om je hierop te richten bij het schrijven van de offerte.

Begin de offerte met een zeer duidelijke en beknopte alinea over wat het doel is voor deze klant. Als de klant jouw offerte leest, ziet hij meteen dat jij begrijpt wat ze doen, wanneer ze dit doen en wat ze nodig hebben. Je laat zien waar zijn prioriteiten liggen en waar jij een oplossing voor aanbiedt. De klant voelt zich gezien, geholpen en kiest voor jou als verhuurder.

Geef verder in de offerte referenties aan over de (maatwerk)service en de kwaliteit van verhuurdiensten en producten die hetzelfde doel hadden.

9. Document correct structureren

Zorg voor een goed georganiseerde offerte. Een offerte moet een logisch verloop hebben en vooral fijn en makkelijk leesbaar zijn. De klant vindt je slimmer als je een eenvoudige offerte opstelt!

Het zal je de nodige tijd en moeite kosten om een eenvoudige en doeltreffende offerte te schrijven, maar heb je eenmaal een goede opbouw en structuur te pakken, dan kan je deze in 80% van je volgende offertes gebruiken. Het overige deel van 20% is klantspecifiek, want geen klant heeft hetzelfde verhaal.
Zorg dat je professioneel overkomt, focus op wat de klant vraagt en biedt duidelijkheid over wat jij levert! Hiermee pak je de klant meteen in. Het herkennen van zichzelf en zijn vraag in jouw offerte leidt tot een wij-gevoel. Dit wij-gevoel zorgt voor de keuze voor een samenwerking met jou.

10. Gebruik passende offertes

Een winnende offerte is de offerte die de belangrijkste doelen van de klant weerspiegelt. Neem bijvoorbeeld een verhuurbedrijf actief in party- en feestartikelen. De klant organiseert een buitenevenement voor zijn personeel en heeft hier (sta)tafels, stoelen en partytenten voor nodig. Focus je op deze artikelen met extra opties, zoals tafellakens voor een fijne uitstraling, glazen voor het uitbrengen van een proost en andere specifieke opties die bijdragen aan het succes van dit evenement.

Een ander voorbeeld is een verhuurbedrijf van kamersteigers. De klant heeft voor een renovatieproject een kamersteiger nodig met een werkhoogte van 2,5 meter om werkzaamheden aan het plafond uit te voeren. Heb je tijdens het uitvragen van de klantbehoeften opgemerkt dat het renovatieproject ook buitenwerkzaamheden inhoudt? Bied dan steigerwielen aan, zodat de klant de kamersteiger ook buiten kan inzetten. Dit is efficiënt voor de klant en betekent een langere verhuurperiode voor jou.

Een voorbeeld van een fijn systeem voor het maken van offertes is het i-Reserve reserveringssysteem. Je kan in i-Reserve heel veel automatisch laten verlopen, wat je veel tijd oplevert en zorgt voor minder kans op fouten. Stuur e-mails met offertes, haal die nieuwe opdrachten binnen en verstuur automatisch facturen, boekingsbevestigingen en betaalbevestigingen!

Ben je er klaar voor en klim jij direct in de pen? Onthoud dan voor het schrijven van een winnende offerte staat met stip op nummer één: verwachtingsmanagement. Weet exact wat de klant van jou verwacht, wat zijn budget is en wat zijn specifieke verzoek is.

Offertes opstellen met i-Reserve

Met het i-Reserve reserveringssysteem is het mogelijk om eenvoudig en efficiënt offertes op te stellen en naar jouw klanten te sturen. Het systeem biedt de mogelijkheid om orders, offertes en overeenkomsten aan te maken, zodat je snel en nauwkeurig kunt werken. Door gebruik te maken van i-Reserve voor offertes kun je niet alleen tijd besparen, maar ook een professionele en gestroomlijnde ervaring bieden aan je klanten.

Geef de klant een keuze! Het geven van keuzes leidt tot een keuze voor jou.

Heb je geen diensten of producten beschikbaar in de gewenste periode van de klant of is het budget niet voldoende voor jouw tarieven en is er geen betalingsregeling mogelijk? Begin dan niet aan het schrijven van de perfecte offerte, maar bedankt de klant voor zijn interesse.
Wil jij winnende offertes schrijven en heb je vragen na het lezen van de tips of wil je de hulp van een professional inschakelen? Neem dan contact op. We staan klaar om je te helpen en zo de perfecte offerte te creëren waarmee jij die extra verhuur binnen sleept!