Het papiertje aan de muur: Automatiseer certificaten en diploma’s

Voor veel opleiders en cursusaanbieders is de afronding van een training een administratieve deceptie. Je hebt wekenlang energie gestoken in je cursisten, maar het slotstuk, de diplomering, is vaak een kwestie van namen overtypen in een Word-bestandje, printen op duur papier, handtekeningen zetten en enveloppen dichtplakken.

Dat is zonde van je tijd en bovendien foutgevoelig. Eén typefout in de achternaam van een cursist en je kunt opnieuw beginnen.

Wist je dat je dit hele proces kunt digitaliseren binnen i-Reserve? Net zoals je facturen en bevestigingen automatiseert, kun je ook dat felbegeerde ‘papiertje aan de muur’ direct vanuit je systeem laten rollen.

Van handwerk naar automatische piloot

Het principe is simpel: de gegevens die je nodig hebt voor een diploma, staan al lang in je systeem. Je weet wie de cursist is, welke training hij heeft gevolgd en op welke datum dat was. Waarom zou je die data handmatig overzetten naar een ander programma?

In i-Reserve kun je PDF-templates inrichten die dit werk voor je doen. Zie het als een digitaal sjabloon met je eigen logo, huisstijl en handtekening. In plaats van vaste tekst, gebruik je slimme variabelen op de plekken waar de specifieke gegevens moeten komen.

Hoe werkt dat?

Je maakt één keer een mooi ontwerp. Vervolgens vertel je het systeem wat waar moet komen te staan door middel van variabelen:

• Op de plek van de naam zet je bijvoorbeeld {participants.FULLNAME}.
• Bij de cursusnaam gebruik je {event attribute=name}.
• En voor de datum kies je de variabele voor de einddatum van de cursus of de datum van vandaag ({DATE_CURRENT}).

Zodra jij, of het systeem, het sein geeft, vult i-Reserve de gaatjes in. Het resultaat? Een strak, persoonlijk certificaat voor elke deelnemer, zonder dat jij ook maar één letter hoeft te typen.

Direct in de inbox (terwijl het succes nog vers is)

Een diploma is de kers op de taart. Het moment van ontvangen is belangrijk. Als een cursist drie weken moet wachten op de postbode, is de euforie alweer een beetje weggezakt.

Met i-Reserve verstuur je het certificaat op het moment supreme.

Je kunt een workflow instellen waarbij het systeem automatisch een e-mail verstuurt zodra een deelnemer de status 'Geslaagd' of 'Cursus Afgerond' krijgt. Het gepersonaliseerde PDF-certificaat zit daar direct als bijlage bij.

Terwijl de cursist nog in de trein naar huis zit, ploft het bewijs van deelname al in zijn mailbox. Hij kan het direct opslaan, doorsturen naar zijn werkgever of delen op LinkedIn. Dat is de moderne service die men tegenwoordig verwacht.

Waarom zou je dit willen?

Naast dat het gewoon heel stoer staat als je proces zo soepel loopt, levert het je concrete voordelen op:

1. Je bespaart kosten: Reken eens uit wat je jaarlijks kwijt bent aan speciaal dik papier, inktcartridges, enveloppen en postzegels. Digitaal versturen kost niets extra’s. Wil de cursist het toch aan de muur hangen? Dan kan hij de PDF zelf (laten) printen.
2. Foutloos werken: De naam op het certificaat is exact de naam zoals de cursist die bij inschrijving heeft ingevoerd. Geen discussie meer over spelfouten of verkeerde tussenvoegsels die tijdens het handmatige overtypen zijn ontstaan.
3. Minder administratieve rompslomp: Dit is misschien wel de belangrijkste. Jij bent opleider, geen data-typist. Door dit proces te automatiseren, hou je tijd over voor het verbeteren van je lesmateriaal of het werven van nieuwe cursisten.

Meer dan alleen diploma's

De techniek achter deze PDF-generator is niet beperkt tot diploma's. Denk eens verder.

• Deelnemerslijsten: Draai met één klik een presentielijst uit voor de docent.
• Werkboeken: Stuur voorafgaand aan de training automatisch een gepersonaliseerd werkblad mee.
• Badges: Genereer naambadges die je alleen nog maar hoeft uit te printen en in een hoesje te schuiven.

Jij de inhoud, wij het papierwerk

Opleiden is mensenwerk. Het gaat om interactie, groei en ontwikkeling. De administratie die erachter hangt, is noodzakelijk kwaad. i-Reserve neemt dat ‘kwaad’ graag van je over, zodat jij je kunt focussen op het ‘goed’. Dus, stop met dat geknip en geplak in Word. Laat je systeem het werk doen.

Wil jij je cursisten sneller en slimmer belonen?

Ben je benieuwd hoe zo’n digitaal certificaat er voor jouw opleiding uitziet? Duik in de wereld van templates en variabelen met een gratis proefaccount. Probeer i-Reserve 30 dagen gratis en ervaar hoeveel tijd je overhoudt als de administratie vanzelf gaat.