Outlook

We hoeven je waarschijnlijk niet uit te leggen wat Microsoft Outlook is, aangezien het één van de meest gebruikte agenda systemen ter wereld is. Onderdeel ook van Office 365. Door i-Reserve in Outlook te koppelen met een agenda naar keuze, bijvoorbeeld de agenda van de receptie, trainers, vergaderruimtes of boten, ontstaan er allerlei mogelijkheden.

Hoe werkt het?

Klanten die een reservering hebben gemaakt, krijgen meestal agenda-item via de mail toegestuurd die meteen aan hun agenda kunnen toevoegen. Jij ziet de reservering natuurlijk direct in het reserveringssysteem staan. Maar wil je de reservering ook in een Outlook agenda laten verschijnen? Geen probleem met een Outlook koppeling van i-Reserve.

Zodra je de koppeling hebt gemaakt en er wordt een reservering gemaakt dan wordt deze automatisch in een gekozen agenda geschoten. Is er een wijziging in reservering? Dan zal i-Reserve automatisch notificaties naar Outlook sturen en het agenda item aanpassen. Zo ben jij en je team altijd up-to-date!

De meeste gebruikers en/of medewerkers hebben een agenda op de telefoon en worden op die manier herinnerd aan afspraken. Met deze koppeling kun je agenda items van gebruikers inschieten, een trainer bijvoorbeeld die cursussen geeft. Of een receptie van een locatie die zalen verhuurt. Het mooie hiervan is dat zij ook direct in de agenda de beschikbaarheid kunnen zien. Zo is de planning altijd bij je, ook onderweg.

Voordelen van de Outlook koppeling

Deze koppeling biedt vele mogelijkheden en maakt het werken met i-Reserve een stuk eenvoudiger. Graag geven wij je een overzicht van een aantal voordelen van het koppelen van het i-Reserve reserveringssysteem aan Outlook. Door het reserveringssysteem te koppelen aan Outlook, kun je:

• Automatisch reserveringen en boekingen bijhouden
• Nooit meer bang zijn dat je dubbel boekt of een belangrijke afspraak vergeet
• Beschikbaarheid in real-time zien

Welke informatie wordt er meegegeven?

Op zich lijkt de koppeling heel recht toe recht aan. Dat het ook om mee te starten. Toch zitten er leuke mogelijkheden in de koppeling om meer uit de agenda te halen.

In principe zijn alle object-, klant- en reserveringsvelden te gebruiken om ofwel in de titel (onderwerp) of de description (body) te zetten. Daardoor kan in het koppelplatform een combinatie van velden worden gebruikt. i-Reserve kan allerlei velden op maat hebben, deze zijn te combineren tot een logische title. Eventueel met afkortingen en opgemaakt.

Hoe Outlook kun je koppelen aan het reserveringssysteem

Nu we de voordelen en mogelijkheden van het koppelen van Outlook aan het reserveringssysteem hebben besproken, laten we eens bekijken hoe je dat moet doen.

De koppeling van het reserveringssysteem aan Outlook is bi-directioneel. Dat betekent dat er twee kanten op gegevens kunnen worden verstuurd. Dit is alleen niet verplicht. Het is vaal al genoeg om met een enkele richting te werken. Is er een reservering gemaakt? Maak een agenda item aan. Punt.

Maar het kan ook zijn dat er wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Of dat een agenda item door de gebruiker van de agenda wordt versleept wordt naar een andere tijd. Is het dan de bedoeling dat de reservering "meebeweegt"? Ook dit is mogelijk met i-Reserve. Door gebruik te maken van de calendar id in de external id in de reservering koppelen we het agenda item aan de reservering. Een flow heeft dan een extra stap. Een voorbeeld:

Wat wordt er gekoppeld?

Om beide systemen goed te laten samenwerken wisselen ze data uit. Welke gegevens worden verstuurd kun je zien in onderstaande tabel.

Meer weten?

Het koppelen van Outlook aan het i-Reserve reserveringssysteem is een geweldige manier om de efficiëntie te verhogen en dubbele boekingen te voorkomen. Wil je meer weten over de Outlook koppeling of ons reserveringssysteem 30 dagen uitproberen? Neem contact met ons op.