Outlook is één van de meest gebruikte agenda systemen ter wereld. Onderdeel ook van Office 365. Door i-Reserve te koppelen met een agenda naar keuze, ontstaan er allerlei mogelijkheden. De meeste gebruikers hebben een agenda op de telefoon en worden op die manier herinnerd aan afspraken. Dit kan op deze manier nu ook zonder dat een gebruiker als beheerder in i-Reserve is ingevoerd. Een trainer bijvoorbeeld die cursussen geeft. Of een receptie van een locatie die zalen verhuurt.

Zoveel mogelijkheden

Op zich lijkt de koppeling heel recht toe recht aan. Dat is de koppeling ook om mee te starten. Toch zitten er leuke mogelijkheden in de koppeling om meer uit de agenda te halen. In principe zijn alle object-, klant- en reserveringsvelden te gebruiken om ofwel in de titel (onderwerp) of de description (body) te zetten. Daardoor kan in het koppelplatform een combinatie van velden worden gebruikt. i-Reserve kan allerlei velden op maat hebben, deze zijn te combineren tot een logische title. Eventueel met afkortingen en opgemaakt.

De koppeling is bi-directioneel. Dat betekent dat er twee kanten op gegevens kunnen worden verstuurd. Dit is alleen niet verplicht. In veel gevallen is het al afdoende om met een enkele richting te werken. Reservering gemaakt? Maak een agenda item aan. Punt. Maar het kan ook zo zijn dat er wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Of dat een agenda item door de gebruiker versleept wordt naar een andere tijd. Is het dan de bedoeling dat de reservering "meebeweegt"? Dan moet er duidelijk worden gemaakt welk item bij welke reservering hoort. We doen dit door de calendar id op te nemen in de external id in de reservering. Een flow heeft dan een extra stap. Een voorbeeld:


Wat wordt er gekoppeld?

Om beide systemen goed te laten samenwerken wisselen ze data uit. Welke gegevens worden verstuurd kun je zien in onderstaande tabel.

i-Reserve Richting Outlook
Datum/ tijd vanaf Start time
Datum/ tijd tot End time
Object-velden Subject / Body
Klant-velden Subject / Body
Reservering-velden Subject / Body
External ID Calendar ID

Zijn er extra mogelijkheden?

Deelnemers

In Outlook heet dit "requiredAttendees". Een punt-komma seperated lijst met e-mails.

Locaties

Een geografische locatie. In te stellen in het platform MS Flow.

Reminder & Is reminder on

Via deze velden is het mogelijk enkele minuten voor de afspraak een reminder te sturen.