i-Reserve en Outlook
Met Outlook staan je reserveringen als afspraak in Microsoft 365, werkt een wijziging in Outlook door in i-Reserve, en worden afspraken in de agenda's van je vergaderruimtes vanzelf reserveringen.
Type: NativeVanaf: Bronze
| i-Reserve | Outlook | |
|---|---|---|
| Reservering (bij gekozen status) | gaat naar | Afspraak in je agenda |
| Object-, klant- en reserveringsvelden | gaat naar | Onderwerp en omschrijving |
| Klant (optioneel) | gaat naar | Deelnemer |
| Datum en tijd | gaat heen en terug met | Datum en tijd van de afspraak |
| Annulering | gaat heen en terug met | Verwijderde of geannuleerde afspraak |
| Nieuwe reservering op het gekoppelde object | komt terug van | Nieuwe afspraak in je agenda |
| Gekoppelde klant | komt terug van | Organisator (als die al klant is) |
| Reservering op het object van de ruimte | komt terug van | Afspraak in de agenda van een ruimte |
Hoe het werkt
Koppel je een persoonlijke of gedeelde agenda, dan werkt de koppeling twee kanten op: i-Reserve zet reserveringen als afspraak in Outlook, en verzet of annuleer je een afspraak in Outlook, dan wordt de reservering bijgewerkt. Een nieuwe afspraak in die agenda wordt een reservering op het gekoppelde object. Koppel je de agenda's van je vergaderruimtes, dan werkt de koppeling één kant op: wat er in Outlook in de agenda van een ruimte wordt geboekt, komt als reservering op het bijbehorende object in i-Reserve. Wijzigingen komen vrijwel direct binnen.
Wat het oplevert
Je team ziet in één oogopslag waar een afspraak over gaat, op kantoor en onderweg. Jij bepaalt welke object-, klant- en reserveringsvelden in het onderwerp en de omschrijving komen. De beschikbaarheid blijft actueel, ook als collega's een ruimte rechtstreeks in Outlook boeken, en zo voorkom je dubbele boekingen.
Wat je nodig hebt
Voor deze koppeling heb je een Microsoft 365-omgeving nodig, met een app-registratie in Microsoft Entra ID. Voor de agenda's van je vergaderruimtes is ook een aanpassing in het Exchange-beheer nodig.
Extra mogelijkheden
Teams-vergaderlink: i-Reserve maakt desgewenst automatisch een Microsoft Teams-link aan en voegt de klant toe als deelnemer.
Honderden ruimtes: elke ruimte koppel je aan een eigen object, ook op grote schaal.
Herinnering: stuur enkele minuten voor de afspraak een herinnering via Outlook.
Zo zet je het aan
- Registreer een app in Microsoft Entra ID
- Koppel in i-Reserve het Microsoft-account of de agenda's van je ruimtes
- Kies per status wanneer een afspraak wordt aangemaakt of verwijderd, en test
Doe het eenvoudig zelf, of laat het meenemen tijdens de inrichting.
Veelgestelde vragen over Outlook
Is de koppeling met Outlook bidirectioneel?
Voor persoonlijke en gedeelde agenda's wel: i-Reserve zet reserveringen als afspraak in Outlook, en verzet of annuleer je een afspraak in Outlook, dan wordt de reservering bijgewerkt. Voor de agenda's van vergaderruimtes werkt de koppeling één kant op: wat in Outlook in de agenda van een ruimte wordt geboekt, komt als reservering op het bijbehorende object in i-Reserve.
Wordt er automatisch een Teams-vergaderlink aangemaakt?
Dat kan. Desgewenst maakt i-Reserve bij een afspraak automatisch een Microsoft Teams-link aan en voegt de klant meteen als deelnemer toe, zodat iedereen direct de juiste link heeft.
Kan ik vergaderruimtes koppelen?
Ja. Naast persoonlijke en gedeelde agenda's koppel je ook de agenda's van je vergaderruimtes. Elke ruimte koppel je aan een eigen object in i-Reserve, ook op grote schaal. Voor de agenda's van ruimtes is een aanpassing in het Exchange-beheer nodig.
Wat gebeurt er als ik een reservering verzet of annuleer?
De koppeling werkt de bijbehorende afspraak bij: bij een nieuwe datum of tijd verschuift de afspraak mee, en bij een annulering wordt de afspraak verwijderd of geannuleerd. De afspraak wordt herkend via een eigen kenmerk, ook als het onderwerp verandert.
Moet ik mijn eigen Microsoft-account koppelen?
Ja, de koppeling werkt met je eigen Microsoft 365-omgeving, met een app-registratie in Microsoft Entra ID. Voor persoonlijke agenda's koppel je via een Microsoft-login; voor de agenda's van vergaderruimtes is ook een aanpassing in het Exchange-beheer nodig.
Welke gegevens van de reservering komen in de agenda?
Datum en tijd worden altijd gesynchroniseerd. Daarnaast bepaal je zelf welke object-, klant- en reserveringsvelden in het onderwerp en de omschrijving komen, zodat de agenda precies de informatie toont die jij wilt zien.
Met welke Outlook-agenda's werkt de koppeling?
De koppeling werkt met de agenda's in je Microsoft 365-omgeving: een persoonlijke of gedeelde agenda, of de agenda van een vergaderruimte. De reserveringen verschijnen daar automatisch.
Outlook koppelen en klaar?
Probeer het 30 dagen gratis, wij richten de koppeling mee in. Of plan een demo.