Zo gebruik je QR-Codes voor meer reserveringen van jouw vergaderzaal

Het gemak van QR-codes

Maar eerst, waarom zijn QR-codes zo ideaal? Simpel! Ze bieden jouw bezoekers in een handomdraai toegang tot de informatie of voordelen waarvan ze niet wisten dat ze die zochten, zonder gedoe. Denk je het eens in: een rustig terrasje tijdens de lunchpauze, een ontspannen wandeling in het park, of misschien een pauzemomentje met een frisse smoothie. Ze zien een interessante advertentie en met één scan op hun telefoon ontdekken potentiële klanten direct jouw zomerse acties, boeken ze een ruimte, of claimen ze die smakelijke korting. Geen formulieren invullen, geen ingewikkelde procedures – gewoon gemak, precies waar en wanneer ze dat willen. QR-codes maken jouw aanbod niet alleen aantrekkelijker, maar vooral ook toegankelijker. En die snelle, moeiteloze interactie? Dat is precies wat jouw klanten waarderen. Klaar om te ontdekken hoe?

Denk zomerse exclusieve voordelen

Dus hoe kun je mensen verleiden om jouw locatie te kiezen? Exclusieve zomeraanbiedingen zijn vaak dé manier om hun aandacht te trekken. Zet QR-codes op stickers of flyers die leiden naar een verborgen pagina met speciale deals. Denk bijvoorbeeld aan:

• Gratis smoothies of ijskoffie voor vergaderdeelnemers.
• Een zomerse korting op een dagdeel huur.
• Extra’s zoals gratis gebruik van een dakterras of tuin.

Deel deze flyers of stickers vervolgens uit bij lokale koffietenten of terrassen die veel bezocht worden door het bedrijfsleven. Zo bereik je een doelgroep die wellicht niet direct aan jouw bedrijf dacht, maar wel geïnteresseerd raakt door die zomerse extra’s. Focus op deze flyers op het pijnpunt van de klant - niemand zit graag binnen met mooi weer - en biedt hiervoor een passende oplossing.

Maak vergaderen leuk met interactieve content

Zomer of niet, werken moet toch gebeuren. Maar waarom zou je dat niet op een speelse en unieke manier aanbieden? Maak een offline marketing campagne met een QR-code die toegang geeft tot een interactieve, inspirerende beleving. Denk bijvoorbeeld aan:

• Virtuele rondleidingen van jouw zalen. Laat mensen ervaren hoe licht en ruim jouw locatie is, zelfs zonder dat ze langs hoeven te komen.
• Een quiz of spel waarmee potentiële klanten een zomers bedrijfsuitje kunnen winnen bij jou.
• Inspiratieve tips of content zoals “De beste manieren om energiek te blijven tijdens een zomerse vergadering.

Je kunt deze content bijvoorbeeld delen op billboards en toegankelijk maken met een QR-code. Je bezoekers worden nieuwsgierig naar de beleving die je aanbiedt, en wie weet... morgen boeken ze een zaal.

Werk samen met lokale ondernemers

Heb je ooit gedacht aan een samenwerking met jouw buurt? Juist in de zomer kun je gebruikmaken van de unieke mogelijkheden die jouw locatie en omgeving bieden. Je kunt bijvoorbeeld een combi-deal maken en deze adverteren via flyers of billboards met een QR-code. Ook kun je flyers drukken met een QR-code naar deze samenwerking en neerleggen bij beide locaties. Bijvoorbeeld:

• Een samenwerking met een bedrijf dat stadswandelingen aanbiedt
• Een deal met een lokaal restaurant waar je klanten op het terras een lunchmenu kunnen scoren.
• Samenwerkingen met yogadocenten, fotografen of ijsverkopers die jouw vergaderingen een unieke twist geven.

Deze partnerschappen laten je bedrijf niet alleen zomers frisser aanvoelen, maar bieden jouw gasten ook een complete zomerse ervaring. Daarnaast maak je gebruik van het klantenbestand van je partner en bereik je klanten die jou misschien nog niet kennen.

Wek nieuwsgierigheid bij passanten met slimme QR-codes

Zorg dat jouw locatie opvalt, juist van buitenaf. Heb je weleens overwogen om posters met QR-codes te plaatsen rondom jouw pand of op drukbezochte plekken? Denk aan:

• Posters met de slogan “Zo maken we jouw vergaderingen onvergetelijk... Scan en ontdek hoe. Zet hier gelijk wat reviews bij zodat mensen nieuwsgierig zijn om te ontdekken.
• QR-codes gekoppeld aan een korte video waarin je laat zien hoe relaxed een vergadering bij jou kan zijn, compleet met airco, frisse drankjes en zomerse hapjes.

Maak van nieuwsgierigheid je geheime wapen. Het mooie van QR-codes is immers dat mensen niet kunnen laten om te scannen en te ontdekken.

Hoe maak je een QR-code?

Nu je misschien wel overtuigd bent van de voordelen van een QR code is de volgende vraag; hoe maak je deze eigenlijk? Het aanmaken van een QR-code is erg makkelijk en vereist geen technische kennis. Volg deze stappen:

1. Kies een QR-code generator: Gratis tools zoals QR Code Generator, QR Code Monkey of Canva zijn goede keuzes.
2. Voer je URL in: Dit kan de boekings-URL zijn of een speciale landingspagina die je hebt gemaakt.
3. Pas de QR-code aan: Voeg je kleuren of logo toe om het aantrekkelijker te maken. Zorg er wel voor dat de code goed scanbaar blijft.
4. Download je code: Kies een bestandstype van hoge kwaliteit, zoals PNG.

Nog een kleine tip; het is belangrijk om klanten in je advertentie nog wel even duidelijk te maken hoe QR-codes werken, aangezien niet iedereen er vertrouwd mee is. Voeg bijvoorbeeld een korte tekst toe naast de code, zoals “Scan met je camera om een reservering te maken”, zodat het meteen duidelijk is wat er moet gebeuren. Controleer daarnaast altijd even of de QR-code werkt voordat je deze laat drukken of publiceert, zodat je onaangename verrassingen voorkomt.

QR-codes en het i-Reserve reserveringssysteem

Met de combinatie van QR-codes en ons i-Reserve reserveringssysteem maak je het boeken van jouw vergaderruimtes eenvoudiger dan ooit. Elke vergaderzaal in het systeem heeft een eigen boekingspagina, wat betekent dat je met een specifieke QR-code klanten direct naar de juiste pagina kunt leiden. Plaats deze QR-codes op flyers, posters of andere marketinguitingen, zodat klanten met één scan meteen in het boekingsproces terechtkomen. Geen gedoe met zoeken of navigeren, maar direct en toegankelijk reserveren op elk gewenst moment. Dit gebruiksgemak verlaagt de drempel om te boeken en verhoogt tegelijkertijd de kans op meer reserveringen, omdat je precies inspeelt op de wensen van moderne, gemak-georiënteerde klanten.
Daarnaast kunnen QR-codes het incheckproces voor klanten aanzienlijk vereenvoudigen.
Denk bijvoorbeeld aan een QR-code die bij binnenkomst eenvoudig gescand kan worden, waarna direct zichtbaar is wie de klant is en welke bestelling hij of zij heeft geplaatst. Dit zorgt voor een vlotte en persoonlijke ontvangst, zonder extra handelingen of wachttijd.
Wil je meer inspiratie of voorbeelden van hoe je dit kunt toepassen? Kijk dan gerust verder via deze link.

Aan de slag!

Dus, wat zou jij deze zomer met QR-codes willen doen? Welke unieke beleving ga je straks aanbieden waarmee je nieuwe en klanten binnenhaalt en deze laat terugkomen? Laat je creativiteit de vrije loop, speel in op de zomerse sfeer, en maak jouw locatie dé plek waar iedereen wil zijn.
Zin om ermee aan de slag te gaan? Begin klein, test verschillende ideeën en ontdek wat het beste werkt voor jouw vergaderzalen.