Stel je reserveringssysteem samen zoals jij dat wilt

Wat is een modulair reserveringssysteem eigenlijk?

Een modulair reserveringssysteem kun je het beste vergelijken met een digitale bouwdoos. In plaats van een kant-en-klaar pakket vol functies die je misschien nooit gebruikt, kies je losse bouwstenen die je naar wens combineert. Denk aan modules voor e-tickets, online betalingen, facturatie, knipkaarten of abonnementen. Iedere module voegt een concrete functionaliteit toe aan je systeem – niets meer, niets minder.
Werk je bijvoorbeeld bij een buurthuis, sporthal of workshopaanbieder? Dan begin je misschien met de basisfunctionaliteit voor online reserveren. Naarmate je meer klanten krijgt, kun je daar eenvoudig een betaalkoppeling aan toevoegen. Organiseer je evenementen of activiteiten met beperkte toegang? Dan is de e-ticketmodule met QR-code ideaal. En als je werkt met terugkerende bezoekers – denk aan sportclubs of cursussen – dan kun je strippenkaarten of abonnementen activeren.
Ons reserveringssysteem groeit mee met je organisatie. Je hoeft niet in één keer te investeren in een compleet pakket. In plaats daarvan breid je uit op het moment dat het nodig is. Dat maakt i-Reserve ideaal voor organisaties die flexibel willen blijven, zoals zwemscholen, escape rooms, yogastudio’s, cursusaanbieders, gemeentes of fietsverhuurders.

Wat zijn populaire modules in i-Reserve?

Hieronder zetten we een aantal veelgebruikte modules op een rij, inclusief wat ze voor jouw organisatie kunnen betekenen:

E-tickets en toegangscontrole

Met de e-ticketmodule verstuur je automatisch digitale toegangsbewijzen naar je klanten. Elk ticket bevat een unieke QR-code, die eenvoudig te scannen is bij de ingang met je eigen smartphone via de i-Reserve Scanner App. Geen dure scanners of poortjes nodig! Deze module is ideaal voor locaties met fysieke toegang, zoals festivals, musea, escape rooms, sportlocaties of zwembaden. Zo houd je makkelijk overzicht en voorkom je fraude of dubbele boekingen.

Kadobonnen

Wil je je klanten iets extra’s bieden of je omzet verhogen met slimme acties? Met de Kadobon Module biedt je eenvoudig kadobonnen aan via je reserveringssite. Je bepaalt zelf het bedrag of het type dienst waarvoor de bon geldig is. Klanten ontvangen de bon digitaal of op papier – in een opmaak die je zelf kunt personaliseren. Perfect voor promoties tijdens feestdagen, verjaardagen of lokale campagnes.

Abonnementen

Voor terugkerende klanten of leden is het prettig om met een abonnement, strippenkaart of tegoed te kunnen reserveren. Denk aan sportscholen, yogastudio’s, cursusaanbieders of co-working spaces. Met de abonnementsmodule beheer je eenvoudig hoeveel keer iemand mag reserveren en binnen welke periode. Zo houd je grip op beschikbaarheid én bied je gemak aan je vaste klanten.

Betaalkoppelingen

Laat je klanten direct online betalen via betrouwbare betaalproviders zoals Mollie, Buckaroo of CardGate. Dit maakt het reserveringsproces sneller én veiliger. Of je nu werkt met eenmalige betalingen, abonnementskosten of aanbetalingen – je kiest zelf welke betaalmethodes je aanbiedt. Denk aan iDEAL, creditcard, Bancontact, of zelfs cadeaukaarten. Alles volledig geïntegreerd in het reserveringssysteem.

Automatische facturatie

Vergeet handmatig facturen maken of losse Excel-lijstjes. Met de facturatiemodule worden alle reserveringen automatisch omgezet in facturen, voorzien van de juiste btw, klantgegevens en betaalstatus. Je kunt deze direct mailen naar je klant én koppelen met boekhoudsoftware zoals Exact Online. Dit scheelt niet alleen tijd, maar zorgt ook voor foutloze, professionele administratie.

Slim combineren voor slimme processen

Wat i-Reserve uniek maakt, is dat je modules niet alleen los kunt gebruiken, maar ook kunt combineren. Daarmee kun je jouw reserveringsproces volledig stroomlijnen. Hier zijn enkele populaire combinaties die bedrijven in jouw sector veel gebruiken:

Door facturatie te koppelen aan de exportmodule kun je financiële gegevens automatisch overzetten naar je boekhoudsysteem, zoals Exact Online. Dat scheelt handmatig werk en voorkomt fouten.

Gebruik je webinschrijvingen in combinatie met de betaalmodule, dan kunnen klanten direct online betalen tijdens het boeken. Na betaling kan het systeem automatisch vervolgstappen uitvoeren, zoals het versturen van bevestigingen, facturen of toegangstickets.

Werk je met strippenkaarten of rittenkaarten? De knipkaartmodule laat klanten reserveringen maken op basis van hun tegoed. Combineer je dit met de betaalmodule, dan kunnen klanten ook zelf knipkaarten kopen via je site.

Ook kadobonnen zijn eenvoudig te integreren. Klanten kunnen deze gebruiken tijdens het boeken, of zelfs zelf aanschaffen – bijvoorbeeld als kado. Ze ontvangen de bon als PDF per e-mail, compleet met unieke code.

Werk je met terugkerende abonnementen? Combineer dan de abonnements-, facturatie- en knipkaartmodule. Klanten ontvangen automatisch hun factuur én krijgen toegang tot nieuwe credits of sessies. Ideaal voor bijvoorbeeld een maandabonnement voor personal training of bootcamp.

En voor wie met fysieke toegang werkt – denk aan een zwembad, klimhal of festival – is de combinatie van online betaling en e-tickets perfect. Klanten betalen vooraf, ontvangen een QR-code en jij scant deze eenvoudig bij de entree.

Waarom dit zo goed werkt

De kracht van ons boekingssysteem zit dus in de vrijheid om zelf te bepalen wat je nodig hebt – en wanneer. Het is flexibel, want je activeert alleen de modules die voor jou relevant zijn. Het is schaalbaar, want je breidt uit zodra je daar klaar voor bent. Het is kostenbesparend, omdat je niet betaalt voor functies die je niet gebruikt. En daarnaast is het een systeem op maat: volledig afgestemd op jouw organisatie, jouw team en jouw klanten.
Voor een sportclub betekent dat bijvoorbeeld minder administratie bij het inschrijven van leden. Voor een gemeente betekent het minder wachttijd en duidelijke afspraken bij balieboekingen. Voor een verhuurbedrijf betekent het overzicht in betalingen, beschikbaarheid én toegang – allemaal geregeld vanuit één systeem.

Klaar om jouw reserveringssysteem te bouwen?

Met i-Reserve stel je zelf een reserveringssysteem samen dat écht past bij jouw organisatie. Of je nu cursussen aanbiedt, ruimtes verhuurt, evenementen organiseert of lessen geeft – jij kiest welke modules je nodig hebt. Zo werk je efficiënter, klantvriendelijker en toekomstgericht. Benieuwd naar alle mogelijkheden? Neem contact op met onze technische adviseurs, wij helpen je graag verder.